Blitz nos contratos em apenas uma semana

São Paulo - De tempos em tempos, um jardineiro reserva algumas horas para uma tarefa fundamental — procurar e cortar o mato que nasce em volta das flores do canteiro. Disso depende a saúde do jardim todo. Negócios emergentes exigem o mesmo cuidado.

Gastos que podem parecer desimportantes, como a compra de papéis de impressão ou produtos para a limpeza do escritório, são como ervas daninhas — nascem por toda parte sem que ninguém se dê ao trabalho de semeá-las. Sem controle, elas podem prejudicar a rentabilidade e geralmente não acrescentam absolutamente nada para o cliente.

Uma investigação periódica nos gastos que não entram diretamente nos custos do produto ou serviço que a empresa fabrica pode revelar oportunidades para economizar — seja trocando de fornecedor, seja renegociando com os atuais. Veja um plano para identificar despesas a ser diminuídas e como renegociá-las em apenas uma semana.

Segunda-feira: Reflita

O personagem Garfield — aquele gato rajado e gordinho que morre de preguiça até de passar para o quadrinho seguinte — é como muita gente por aí. Ele detesta, odeia, abomina e tem alergia a segundas-feiras. Bem se vê que Garfield não foi criado pelo cartunista americano Jim Davis para ser empreendedor, pois este plano começa chegando bem cedo ao escritório, antes de todo mundo, para evitar ser interrompido.

Faça uma reflexão breve sobre o modelo de negócios de sua empresa para escrever uma lista de fornecedores de produtos e serviços que não afetam — pelo menos não diretamente — a qualidade do que sua empresa entrega ao cliente.

Em grande parte dos negócios, na lista estão limpeza das mesas, transporte de funcionários, cafezinho. “Muitos empreendedores podem ficar surpresos com a quantidade de fornecedores acumulados ao longo dos anos de crescimento de uma pequena ou média empresa”, diz Fernando Macedo, da consultoria ERA, especializada em redução de custos.

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Terça-feira: Priorize

No segundo dia, escolha até três despesas com boas chances de ser renegociadas imediatamente. Um critério possível — as três despesas que mais pesam na lista, as três despesas com contratos próximos do vencimento e as três despesas mais fáceis de analisar.

Outra forma de pensar — a despesa que mais pesa na lista, a despesa com contrato mais próximo do vencimento e a mais fácil de analisar. “O importante é ter algum critério que faça sentido”, diz Macedo. O empreendedor paulista Caio Gurgel, de 33 anos, submeteu-se a esse tipo de exercício. No ano passado, ele soube que o contrato de impressoras alugadas pela Vinho Sul — revendedora de bebidas importadas que tem como clientes restaurantes e empórios — estava para ser reajustado em 18%.

Na sede da empresa, na cidade paulista de Guarulhos, havia 11 impressoras, três delas coloridas, mantidas por um fornecedor terceirizado. Os equipamentos atendem a necessidades internas do escritório, como imprimir relatórios de vendas, notas fiscais e outros documentos.

“Não é nada que faça diferença para o cliente”, diz Gurgel. “Percebi que ali estava uma oportunidade para economizar algum dinheiro.” Ele estava certo. “Descobri que muitos relatórios estavam sendo impressos, sem a menor necessidade, com tinta colorida, que é dez vezes mais cara do que a preta”, diz.

Quarta-feira: Pesquise

Antes de chamar o fornecedor para uma conversa, faça uma cotação com outros três. “Não é preciso um estudo aprofundado”, diz Márcio Iavelberg, da consultoria Blue Numbers. “Uma vasculhada na internet e alguns telefonemas a associações setoriais são suficientes para saber o que o mercado está cobrando.”

Em janeiro, o administrador Vinicius Alvarenga, de 32 anos, passou uma tarde procurando imóveis em que coubessem os 12 funcionários da Bololô, loja virtual de utensílios domésticos. Quando abriu o negócio, no começo do ano passado, Alvarenga alugou um espaço de 200 metros quadrados na zona sul de São Paulo sabendo que o contrato teria um reajuste anual de 3%.

“Parecia um bom negócio, mas nos meses seguintes o valor do aluguel de vários imóveis próximos caiu”, diz ele. “Com o reajuste, meu aluguel ficaria bem mais alto que o dos meus vizinhos.” Nas conversas com corretores, Alvarenga soube de três salas comerciais do mesmo tamanho. “O valor era o mesmo que eu pagava e nem tinha reajuste programado”, diz ele. “Isso me animou a procurar o dono do imóvel para discutir o contrato.”

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Quinta-feira: Escolha

Parta do pressuposto de que a renegociação pode não dar certo e escolha um entre os três orçamentos levantados na terça-feira — é esse fornecedor que você vai procurar. Faça como as startups: não complique. “Elas costumam escolher a oferta mais barata e fácil de ser implantada”, diz Iavelberg. Claro que isso tem um risco.

Por isso, em diversos casos, o que o cliente gostaria mesmo é de ficar com o fornecedor atual, não fosse o peso do custo. Foi o caso de Alvarenga, da Bololô, e de Gurgel, da Vinho Sul. A mudança de endereço reduziria o aluguel da Bololô, mas os funcionários teriam de trabalhar em casa por alguns dias da semana.

“Isso não era bom para a produtividade”, diz Alvarenga. Por sua vez, Gurgel cogitou comprar impressoras para a Vinho Sul. “O problema é empatar capital em coisas que poderiam ser usadas para algo mais importante para o negócio, como capital de giro”, diz ele.

Sexta-feira: Argumente

Chegou o dia da renegociação. Se os orçamentos levantados na semana forem melhores que as condições do fornecedor de sempre, argumente que o mercado tem ofertas tentadoras e espere uma contraproposta. “Se o fornecedor estiver interessado em manter o cliente — e geralmente está — ele vai tentar manter o relacionamento”, diz Iavelberg.

Foi assim que terminou a discussão sobre as impressoras da Vinho Sul. Um dos motivos para o reajuste, explicou o fornecedor de impressoras, era o alto custo de manutenção — os cartuchos de tinta das impressoras coloridas são mais caros do que os usados nas impressoras preto e branco. As duas partes chegaram a um acordo e, das três máquinas coloridas, Gurgel devolveu duas. O reajuste caiu de 18% para 6%.

“Nós nos reorganizamos e estamos nos adequando à mudança”, diz Gurgel. Alvarenga, da Bololô, fez seu papel de inquilino e argumentou, junto ao locador, que o ganho anual que ele teria com o reajuste do aluguel seria menor que a receita perdida caso ele rescindisse o contrato. “Concordamos em postergar o aumento para o ano que vem”, diz ele. “Foi bom para os dois lados.”