As 7 perguntas mais importantes na hora de mudar a organização da sua empresa

É provável que em nossas trajetórias profissionais tenhamos passado ou iremos passar por processos de mudança nas organizações em que atuamos. Seja como líderes de programas de mudança ou de iniciativas que os compõem, como membros da equipe de coordenação, ou mesmo como aqueles que têm sua função impactada pela mudança.

Os processos de mudança organizacional são respostas às necessidades de evolução das organizações diante de alterações no ambiente de negócios ou fatores internos às organizações.

Normalmente envolvem recursos e riscos significativos e busca-se através delas melhorar a eficiência, a robustez da empresa e alavancar crescimento. São, portanto, passagens importantes na trajetória das organizações.

O sucesso das mudanças organizacionais se materializa quando aprimoramentos são consolidados e perenizados em partes importantes da empresa, como nas operações, nos processos e sistemas, na estrutura e modelo de gestão.

Alcançar esse resultado depende tanto de fatores metodológicos, tecnológicos e estruturais, quanto do aprimoramento das habilidades, atitudes e comportamento das pessoas, da maneira como as atividades são realizadas, e da evolução da cultura empresarial. A boa gestão dos processos de mudança organizacional deve considerar estes vários aspectos e suas interdependências.

Conduzir o processo de mudança de uma maneira estratégica, objetiva, adaptativa, e participativa, aumenta a probabilidade de alcançar seus objetivos. A seguir serão exploradas algumas boas práticas na condução destes processos.

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Quais são as perguntas mais importantes

A etapa inicial foca em entender em profundidade o propósito da mudança que se está empreendendo e a visão para a organização pós-mudança:

• Por que estamos buscando essa mudança?
• Quais fatores determinam a necessidade dela?
• Como a empresa pode ficar mais robusta diante deles?
• Como será a organização ao final da mudança pretendida?
• Em que ela se difere da atual?
• Quais atitudes e comportamentos são esperados, e quais serão considerados não aceitáveis?
• Em quais aspectos a cultura da empresa será aprimorada? Quais os resultados esperados?

Ao ponderar sobre estes pontos, os contornos da mudança pretendida — visão, propósito, motivadores, e resultados esperados — estarão claros.

A etapa seguinte trata de dar forma a como materializar a mudança pretendida no dia a dia da organização, otimizando esforços, maximizando resultados e gerenciando os riscos envolvidos - para estes propósitos serão desenvolvidos a estratégia e o plano de implementação.

De que modo sair da etapa do diagnóstico para a prática

O primeiro passo é a realização de uma análise comparativa entre os contornos da mudança pretendida (definidos na etapa anterior) e a situação atual da organização. Busca-se evidenciar desafios, definir objetivos e identificar pontos críticos do processo de mudança – aqueles em que alcançado o progresso esperado, as chances de sucesso da mudança como um todo ficam fortalecidas. Como consequência, estarão identificados também os pontos de menor relevância, que podem ser postergados, gerando oportunidades de simplificação.

O resultado deste processo levará ao desenho da estratégia de implementação da mudança organizacional, que orientará as escolhas de priorização entre as diversas frentes de trabalho e respectivas iniciativas, visando assegurar tanto foco nos pontos críticos, quanto equilíbrio para o andamento do processo como um todo.

Tendo a estratégia como guia, será desenvolvido o plano de implementação, que visa estruturar a execução das atividades necessárias para transformar a organização e alcançar os objetivos estabelecidos.

Como mudanças são processos complexos, é esperado que sejam capturados aprendizados na medida em que se avança. Considerando também possíveis mudanças no ambiente de negócios durante o transcorrer do processo, tanto o plano de implementação como a estratégia não devem ser tidos como estáticos e imutáveis, mas sim como adaptativos e evolutivos, sujeitos a ajustes e aprimoramentos na medida que novos elementos surgem no ambiente.

Para tal, o plano deve, além de detalhar as várias frentes de trabalho e iniciativas que as compõem (seu escopo, resultados esperados, indicadores e marcos de progresso, riscos envolvidos e ações de mitigação, cronograma e recursos necessários), apontar as interdependências entre as diversas iniciativas e concorrência por recursos críticos. Desta maneira, a tomada de decisão quanto a ajustes e adaptações eventualmente necessárias ficará mais assertiva.

Elaborar a definição e o planejamento das iniciativas voltadas ao engajamento, motivação e desenvolvimento das pessoas e da cultura empresarial é de fundamental importância. Estas incluem:

• Rotinas de revisão periódica de progresso
• Eventos de comunicação direcionados aos stakeholders
• Ações de treinamento técnico e comportamental necessárias para preparar as pessoas ao novo modelo de trabalho
• Mecanismos de reconhecimento e recompensa — fatores de alta relevância motivacional.

Avaliações sobre a complexidade envolvida servirão de base para decidir como será realizada a gestão do processo de mudança, inclusive quanto a necessidade de alocar recursos dedicados à sua gestão — o Escritório de Gestão do Projeto (ou PMO - Project Management Office).

Como avaliar se as medidas estão dando certo

Com o plano de implementação concluído, dá-se início a etapa de execução e gestão do processo de mudança, onde o foco é conduzir as diversas iniciativas de maneira coordenada, visando atingir os resultados esperados e capturar aprendizados. A comunicação inicial é um marco importante e representa o início do processo de mudança para a maior parte dos envolvidos. Seu objetivo é assegurar o bom entendimento do tema por todos e criar abertura para aprofundamento.

Neste ponto é primordial que sejam lançados os fóruns de gestão da iniciativa e os mecanismos de comunicação periódicos, conforme definido no plano de implementação. No fórum de gestão serão realizadas a avaliação do progresso alcançado versus as metas e marcos estabelecidos e tomadas as decisões de reorientação de foco, recursos ou de ajustes ao plano e estratégia.

Já os eventos de comunicação interna terão foco na atualização quanto aos assuntos discutidos no fórum de gestão e quanto aos obstáculos superados, ajustes realizados, e próximos desafios.

Os exemplos de sucesso — tanto quanto aos marcos e metas alcançadas, quanto ao aprimoramento da atitude e comportamento das pessoas e da cultura da organização — deverão ser compartilhados com o devido reconhecimento às partes da organização envolvidas, pois são fortes motivadores e fortalecem a confiança no sucesso da mudança.

Pela condução desses fóruns de maneira estruturada e inclusiva a organização será energizada e encorajada e serão estabelecidos mecanismos de comunicação e feedback, de grande importância e valor a este processo.

Por último, é importante reconhecer que, com frequência, as mudanças organizacionais incorporam desafios significativos e assim tiram as pessoas da sua zona de conforto. Mas também apresentam oportunidades. É compreensível que, particularmente nas fases iniciais destes processos, ocorram sentimentos de incerteza, frustração, desagregação e que surjam posicionamentos de resistência à mudança.

O antídoto a estes sentimentos está no entendimento coletivo dos motivadores e direcionadores da mudança, na gestão estruturada, clara e participativa do processo, em criar oportunidades para as pessoas se desenvolverem, em genuinamente ouvir, considerar e dar retorno aos pontos de vista divergentes e na demonstração, por parte da liderança da empresa, de compromisso, atitude, e comportamentos condizentes ao contexto.

Os processos de mudança são complexos e demandantes. A boa gestão alavanca suas chances de sucesso, podendo levar a organização a um nível de performance diferenciado e mais difícil de ser copiado – merecida recompensa pelo desafio enfrentado e superado.

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