Entenda o que é o organograma e como fazer um de qualidade

O organograma é uma ferramenta fundamental na gestão organizacional, fornecendo uma representação visual da estrutura hierárquica e funcional de uma empresa ou instituição.

Neste artigo, exploraremos o conceito de organograma, sua importância e utilidade, além de analisar os principais modelos utilizados para representar as relações de autoridade, responsabilidade e comunicação dentro de uma organização.

O que é um organograma e para que serve?

Um organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica e funcional de uma organização, empresa ou instituição. Ele mostra as relações de autoridade, responsabilidade e comunicação entre os diferentes departamentos, unidades ou cargos dentro da organização.

Geralmente, os organogramas são compostos de caixas ou retângulos que representam os diferentes níveis hierárquicos, conectados por linhas que indicam as relações entre eles.

O principal objetivo do organograma é fornecer uma visão clara e compreensível da estrutura organizacional, ajudando a entender quem reporta para quem, quais são as linhas de comunicação e onde estão localizados os diferentes setores ou áreas de responsabilidade dentro da empresa.

Isso facilita a comunicação interna, o gerenciamento de recursos humanos, a delegação de tarefas e a tomada de decisões.

Além disso, os organogramas também auxiliam na identificação de possíveis lacunas na estrutura organizacional, redundâncias de cargos ou problemas de comunicação entre os departamentos.

Eles são especialmente úteis em empresas em crescimento ou em processos de reorganização, permitindo que os gestores visualizem como a estrutura pode ser ajustada para melhorar a eficiência e a eficácia organizacional. É um processo fundamental para o setor de gestão de pessoas.

Em resumo, os organogramas são ferramentas essenciais para a gestão e organização de uma empresa, fornecendo uma representação visual de sua estrutura hierárquica e funcional, que ajuda a melhorar a comunicação, delegação de tarefas e tomada de decisões.

Quais são os principais modelos dessa ferramenta?

Existem vários modelos de organogramas que podem ser utilizados dependendo das necessidades e da estrutura específica de uma organização. 

Cada um dos tipos de organograma tem suas vantagens e é escolhido com base nas necessidades e na estrutura específica da organização em questão. Os principais modelos incluem:

1. Organograma Hierárquico ou Linear

O organograma hierárquico, também chamado de organograma linear, é o modelo mais comum, onde os níveis hierárquicos são representados de cima para baixo em uma ordem linear. Cada caixa ou retângulo representa um nível de autoridade, começando pelo topo com a alta administração e descendo até os níveis inferiores.

2. Organograma Funcional

O organograma funcional organiza os departamentos ou as unidades de acordo com suas funções específicas dentro da empresa. Por exemplo, pode haver um departamento de marketing, um departamento de finanças e um departamento de recursos humanos, cada um representado em uma seção distinta do organograma.

3. Organograma Matricial

Por meio do organograma matricial, os funcionários são agrupados de acordo com duas ou mais características, como função e projeto. Isso permite uma melhor coordenação entre diferentes áreas da organização e promove uma abordagem mais flexível e colaborativa.

4. Organograma Circular

O modelo de organograma circular utiliza círculos concêntricos para representar os diferentes níveis hierárquicos, com o círculo interno representando a alta administração e os círculos externos representando os níveis inferiores.

Isso é útil para mostrar uma estrutura organizacional mais fluida e menos rígida, muito usada em empresas unicórnio e startups.

5. Organograma Invertido

Por meio do organograma invertido, a hierarquia é representada de baixo para cima, com a base do organograma representando os funcionários de nível mais baixo e o topo representando a alta administração. Isso pode ser útil em organizações que valorizam uma abordagem mais participativa e de base.

Por que o organograma funcional é interessante para o RH?

O organograma funcional é valioso para o departamento de Recursos Humanos (RH) por sua capacidade de representar claramente a estrutura organizacional da empresa, destacando os diversos departamentos e suas funções específicas.

Essa representação visual ajuda o RH a entender melhor a dinâmica interna da organização, facilitando a identificação das necessidades de pessoal em cada departamento e as habilidades requeridas para cada função.

Além disso, o organograma funcional auxilia o RH na gestão de talentos e recrutamento, fornecendo uma visão geral das diferentes áreas da empresa e das oportunidades de desenvolvimento de carreira disponíveis para os funcionários.

O organograma empresarial permite uma alocação mais eficiente de recursos humanos e uma melhor correspondência entre as habilidades dos colaboradores e as necessidades do negócio.

Outro benefício do organograma funcional para o RH é sua utilidade na identificação de lacunas de habilidades dentro da organização. É possível fazer um organograma online e se beneficiar da praticidade do digital.

Ao visualizar claramente a distribuição das funções e responsabilidades, o departamento de RH pode tomar medidas para preencher essas lacunas por meio de programas de treinamento, desenvolvimento e realocação interna de talentos.

Sendo assim, o organograma funcional é uma ferramenta valiosa para o RH, fornecendo uma representação visual clara da estrutura organizacional da empresa, facilitando a gestão de talentos, recrutamento e identificação de lacunas de habilidades.

Como elaborar um organograma funcional?

Elaborar um organograma funcional requer um processo cuidadoso e sistemático. Em primeiro lugar, é crucial compreender completamente a organização, incluindo seus diferentes departamentos, funções e hierarquias.

Isso envolve identificar todos os departamentos e áreas funcionais, como vendas, marketing, finanças e recursos humanos, e entender suas funções específicas de forma a fazer um organograma empresarial bem-feito.

Em seguida, é importante estabelecer a hierarquia dentro da organização, determinando os diferentes níveis de autoridade e responsabilidade. Isso inclui identificar os cargos de liderança, gerência intermediária e funcionários de base, ajudando a definir claramente as relações de reporte e supervisão dentro da estrutura.

Após isso, as funções relacionadas devem ser agrupadas sob os respectivos departamentos, garantindo que as áreas de responsabilidade estejam claramente definidas e organizadas.

Isso pode exigir consultas com os líderes de cada departamento para garantir uma representação precisa das funções e responsabilidades de cada área, seja para gestores, freelancers e também para funcionários CLT.

Uma vez que todas as informações relevantes tenham sido coletadas, o próximo passo é criar o organograma propriamente dito. Isso pode ser feito usando software especializado ou simplesmente desenhando o organograma manualmente, garantindo que todas as conexões entre departamentos e níveis hierárquicos sejam claramente representadas.

Finalmente, é importante revisar e validar o organograma com os principais interessados ​​dentro da organização para garantir sua precisão e relevância antes de finalizá-lo e distribuí-lo para uso interno.

Quais são as vantagens do organograma?

O organograma empresarial é importante para que exista clareza das relações de autoridade e responsabilidades dentro de uma empresa. Estamos falando de uma ferramenta útil em todas as pontas — desde o momento de onboarding de um novo colaborador até ao propor reestruturação de equipes, por exemplo. 

Também são fundamentais para que cada colaborador entenda o seu papel dentro do ecossistema do negócio. Dessa forma, cria-se um senso de transparência, pertencimento e comunicação fluida, na medida em que todos sabem de suas responsabilidades, canais de reporte e interação entre diferentes equipes.

Como fazer um organograma?

Sabendo da importância dessa ferramenta, veja o passo a passo para fazer um bom organograma. 

Defina o objetivo do organograma

Um organograma pode ser usado em diferentes momentos. No onboarding de novos colaboradores, na reestruturação de áreas da empresa ou para formalizar o processo de aprovação de tarefas da área.

Diferentes informações podem ser explicadas ou destacadas, então saiba onde quer chegar para elencá-las de maneira clara e eficiente. 

Identifique o formato

Existem três principais tipos de organograma, que dependem dos objetivos definidos inicialmente. O mais tradicional é o hierárquico, que começa com o CEO no topo de uma espécie de pirâmide que desce em formato de cascata, com relações hierárquicas bem definidas. 

Existe também o horizontal, que ilustra a hierarquia de maneira linear. O organograma também pode ser circular (como o nome já diz, os cargos são ilustrados em um círculo). 

Ainda, o organograma pode ser usado para ilustrar a relação entre áreas específicas ou o processo de uma única área. A definição do objetivo e o formato caminham juntos.

Destaque os pontos de liderança

Assim, todas as pessoas estarão alinhadas sobre quem é responsável por tomar as decisões estratégicas da área, identificar os pontos de comunicação em cada time e entender seus papéis individuais na engrenagem da empresa.

Escolha a ferramenta para produção

Existem ferramentas gratuitas ou com assinatura mensal. Microsoft Visio, Ludichart, PowerPoint ou Canva são ferramentas disponíveis na internet para a elaboração de um organograma. Todas elas são fáceis de usar e cumprem o papel de maneira satisfatória. 

Exemplos de organograma

Este é o organograma hierárquico. Perceba como as relações de liderança e liderados são visualizadas com facilidade. As estruturas de responsabilidade de cada time são destacadas, assim como os diferentes níveis de cargos dentro da organização. É um formato útil para que as pessoas entendam a organização dos times em momentos de onboarding, por exemplo. 

O organograma linear pode ser usado para representar a estrutura de uma área específica, sem a complexidade de várias camadas hierárquicas. Também é usado em empresas menores, com estruturas mais simples.

O organograma circular foca na representação de como as áreas se completam e como entregam valor para a empresa, sem o peso na cadeia hierárquica. É uma ferramenta com um tom mais horizontal, que reforça a cultura de colaboração, flexibilidade e tomada de decisão conjunta. 

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