Cinco dicas sobre como manter reuniões virtuais mais efetivas

Por Bússola

Quase dois anos após o início da pandemia, quando muitas empresas já estão voltando ao trabalho presencial, muitos profissionais, muita gente ainda se pergunta como tornar a comunicação virtual de forma efetiva.

A linguagem verbal representa menos de um terço da atenção que o interlocutor capta. Assim, fica evidente a importância de outros aspectos da comunicação, como expressão corporal ou vestimenta. “No início, não estávamos preparados. Como esquecer? Houve uma série de gafes. Não havia lugar adequado, as crianças estavam em casa, as pessoas esqueciam a câmera ligada e iam cozinhar o almoço”, afirma Lucas Ribas Wilson, head e sócio da Fesa Group.

Segundo ele, neste momento, estamos muito mais bem preparados, mas ainda há espaço para melhorar. E mais: “Com o passar do tempo os erros foram ajustados. Mudou muito a forma e a etiqueta das reuniões, mas de uma forma geral as pessoas estão muito mais à vontade”, diz ele que afirma já ter realizado várias reuniões com CEOs e conselheiros que vestiam camisa de time de futebol ou banda de rock.

E isso é errado? Segundo Lucas, tudo depende da imagem que o profissional quer passar. “O fato de não conseguirmos ‘ler’ a comunicação gestual da pessoa dificulta a percepção. Por outro lado, o emissor consegue controlar a imagem que quer passar por meio da cor da roupa, o background, o brinco, a barba etc.”

A pedido da bússola, Lucas elaborou uma lista de orientações para enfrentar de maneira assertiva as reuniões virtuais. Confira.

Só marque reunião se for imprescindível

Preciso mesmo fazer uma reunião ou posso resolver isso por mensagem? Se o objetivo da reunião é simplesmente partilhar informação, pense em substituir por um e-mail, mensagem de WhatsApp, texto ou áudio.

Isso poupará seu tempo e o tempo dos seus colegas. Convide somente as pessoas que forem imprescindíveis para concluir o objetivo da reunião, inclusive as deixe saber antes o que espera delas e compartilhe os materiais necessários para que possam se preparar.

O tempo das pessoas tem de ser aproveitado para as trocas, reflexões e processo de tomada de decisão. Com a digitalização das agendas a rotina das pessoas está cada vez mais dinâmica.

Reuniões por vídeo

Mesmo com o retorno aos escritórios, as reuniões em vídeo não vão desaparecer, contudo, ainda vemos muitas pessoas que prestam pouca atenção ao seu enquadramento visual. As pessoas tiram conclusões com base em pouca informação, por isso, tenha atenção à sua imagem. Não é possível controlar a forma como todos se preparam para uma reunião, mas é possível controlar o conteúdo de sua fala e seu visual.

Câmera ligada

O ideal é sempre ligar a câmera. Isso gera empatia e prende a atenção do interlocutor. Quando apresentamos nossas ideias, opiniões ou sugestões, temos tendência a procurar aprovação. Mesmo que alguém verbalize o desacordo com o que dizemos, pelo menos sabemos que impacto estamos conseguindo. Quando não conseguimos identificar apoio ou desacordo, isso pode nos deixar desconfortáveis.

Linguagem corporal

Participar de uma reunião online requer mais atenção que uma conversa presencial, pela dificuldade de processar os sinais não verbais. Pelo vídeo conseguimos, com as câmeras ligadas, ver as expressões faciais, o tom de voz e o olhar. Coloque suas energias nas suas expressões faciais, se mesmo assim não tiver certeza como as pessoas o perceberam, pergunte.

Mensagem simples

Manter o foco e a atenção dos participantes nas reuniões é um desafio, se tiver mensagens complexas ou importantes a partilhar, divida-as em partes menores e mais curtas. Resuma.

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