O novo escritório é digital. Como será, então, o modelo de trabalho do futuro?

Estamos, definitivamente, em um novo mundo do trabalho, a era do escritório digital. Se nas últimas décadas o trabalho foi essencialmente presencial, com o digital dando suporte, de 2020 para cá houve uma ruptura desse modelo e hoje vivemos o inverso: o físico é que suplementa o virtual.

Companhias de praticamente todos os setores tiveram de repensar seus modelos de trabalho nessa direção, com a adoção do sistema remoto ou híbrido, dando aos colaboradores uma flexibilidade sem precedentes. E essa parece ser a maneira como as coisas serão feitas daqui para a frente. O relatório Future of Work 2022, da IDC, com as previsões para o futuro do trabalho, sinaliza uma aderência duradoura desses formatos pela maioria das organizações.

Nessa nova dinâmica, a experiência digital dos funcionários é, portanto, um componente fundamental de sua experiência como um todo dentro da empresa e, consequentemente, fator crucial para os negócios. É aí que ferramentas efetivas de comunicação e colaboração se mostram peças-chave, permitindo que as equipes sejam produtivas, conectadas e engajadas, independentemente de onde estejam trabalhando fisicamente. “E isso não é apenas sobre oferecer ferramentas de vídeo ou chat mas também sobre como trabalhar de maneira mais flexível e prazerosa nessa nova realidade”, reforça Juliano Triska, vice-presidente de vendas Slack da Salesforce.

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750.000 empresas usam o Slack

O Slack é um ótimo exemplo de ferramenta alinhada com essas demandas dos novos tempos. Não por acaso, mais de 750.000 empresas no mundo usam atualmente a plataforma, que tem como proposta transformar o escritório físico em um ambiente digital de colaboração, reunindo funcionários e aplicações em um só lugar. “É uma plataforma que permite que o engajamento aconteça e o trabalho flua — não importa quando, como ou onde. Como resultado, temos colaboradores mais satisfeitos e organizações mais produtivas e inclusivas”, ressalta Triska.

A ferramenta funciona como um escritório virtual, onde todas as demandas podem ser controladas e visualizadas por funcionários e clientes. Com ela, qualquer barreira de comunicação pode ser quebrada, já que é possível criar um centro de comunicação que substitui os tradicionais e-mails por algo mais rápido, organizado e seguro.

“Tudo é dividido por canais, que são fáceis de criar, participar e pesquisar. É um método muito imediato e direto de comunicação, que permite maior sintonia entre os profissionais e tomadas de decisão mais rápidas”, explica. Tudo isso beneficia a experiência do colaborador de ponta a ponta.

“Dentro da própria Salesforce, o Slack mudou a forma como trabalhamos”, relata o vice-presidente de vendas. Ele conta que, agora, são enviados muito menos e-mails, existem novas maneiras de colaborar e se comunicar em tempo real, além de haver maior transparência no que é feito com colegas de equipe, stakeholders, parceiros e clientes. “Acreditamos que este seja, de fato, o futuro do trabalho”, conclui.

Economia anual de 640.000 dólares

Para uma empresa como a Dock, plataforma de tecnologia de pagamentos e banking em que todos os funcionários trabalham no modelo anywhere office, a implantação do Slack foi fundamental para conectar as equipes. “É nele que mantemos a empresa viva e possibilitamos interações entre todas as áreas, como antes acontecia no escritório”, diz a assessoria de comunicação da empresa.

Por lá, todos os colaboradores têm acesso à ferramenta, que é usada na comunicação interna. São trocadas, em média, 159.000 mensagens diárias e compartilhados 33.000 arquivos por semana, em 5.654 canais. “O engajamento que o Slack proporciona é uma das principais vantagens, por permitir uma comunicação muito colaborativa — uma pessoa pede ajuda em um canal e logo alguém se prontifica a auxiliar.”

A Dock também aproveita ao máximo as outras funcionalidades da ferramenta, especialmente as que permitem automatizar processos. A empresa é hoje um dos maiores cases de automatizações do Slack na América Latina, gerando uma economia anual de 640.000 dólares para o negócio. 

O fluxo de aprovações de fornecedores, por exemplo, que era feito com papel e caneta ou por e-mail, agora é 100% realizado pelo Slack: os líderes votam, com um clique, se concordam ou não. A abertura de chamados também não necessita de ambientes extras, graças à integração do Slack com o service desk da companhia. Segundo a Dock, essas automatizações, entre muitas outras, permitem reduzir a quantidade de interfaces que os colaboradores têm de acessar e proporcionam muita agilidade, além de gerar economia.

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Três continentes no Gympass

Outro case interessante do uso do Slack é o Gympass, solução corporativa fitness, que oferece hoje aos usuários acesso a 50.000 academias e estúdios em 14 países e em mais de 7.000 cidades.

Até 2017, a empresa usava e-mails para transferir dados confidenciais e o Skype ou o WhatsApp para uma comunicação mais ágil. Porém, com sistemas diferentes, logo as informações ficaram confusas e isoladas. Novos funcionários, se não fossem adicionados às listas de distribuição certas, eram obrigados a perder tempo buscando informações. Compartilhar dados confidenciais de forma rápida e transparente também era uma dificuldade. Com funcionários trabalhando em mercados espalhados por três continentes, o Gympass precisava de uma ferramenta centralizada e segura. 

Agora, com o Slack, todos os novos colaboradores já começam com acesso instantâneo a informações relevantes que antes ficavam escondidas nos e-mails. Mais de 1.000 empregados usam os cerca de 2.000 canais abertos da plataforma e enviam 7.000 mensagens diárias, de uma forma mais pessoal, leve e direta, facilitando os fluxos de trabalho. 

“O Slack gerou uma melhoria na cultura corporativa, um sentimento de proximidade entre os colegas e as equipes em outros locais e uma maneira completamente nova de cooperar que não era possível antes”, diz Ralf Aigner, o CEO do Gympass Alemanha. “Um de nossos valores corporativos é a cooperação construtiva e o trabalho em equipe. Esse é um dos pilares mais importantes para o nosso sucesso.” 

Ele ressalta ainda que, com a ferramenta, a companhia garantiu uma comunicação fluida não só dentro da empresa mas também com parceiros, como agências de publicidade e academias. Foi assim, colaborando remotamente no Slack, que nasceu na pandemia, por exemplo, em apenas duas semanas, o ­streaming online de aulas fitness.

Transformação digital  no Boticário

O Grupo Boticário também usa o Slack, que tem tudo a ver com o momento do negócio e sua nova forma de trabalhar: desde 2019, a organização vem acelerando a agenda de tecnologia, digitalização e inovação para também se tornar líder em tecnologia e experiência.

“Nossa jornada foi potencializada nos últimos anos em diferentes frentes, sendo uma delas a adoção de novas ferramentas e modelos de trabalho, pois entendemos que era fundamental mudar a nossa dinâmica, garantindo a colaboração, confiança e troca de informações com agilidade”, conta Leonardo Martins, diretor executivo de tecnologia do Grupo Boticário.

Em 2021, com a implementação de um plano formal de modelos de trabalho misto, a companhia adotou o Slack para conectar os mais de 12.000 colaboradores do grupo no país. O foco é o trabalho assíncrono e digital, além do compartilhamento de conhecimento e de informações entre times.

Além da perspectiva de comunicação e colaboração, o Slack levou a automação de atividades na companhia a outro patamar, de acordo com Martins. “A ferramenta possibilita a criação rápida de fluxos de trabalho dentro da plataforma partindo de diversos complementos prontos que se integram a outras aplicações, como e-mail, planilhas, solução de help desk, automações em operações e sistemas. É como nosso escritório, mas online.”

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