Aprenda como treinar os funcionários

São Paulo - Treinar funcionários pode parecer caro para alguns empreendedores. Mas, quando bem-feito, costuma compensar. “Gente capacitada gera mais resultados”, diz Karin Parodi, presidente da consultoria Career Center, especializada em gestão de recursos humanos. O paulista Celso Sakamoto, sócio da Yano Gastronomia, que presta serviços de bufê e tem um restaurante, acredita nisso.

Ele pretende criar um programa para manter o pessoal da cozinha atualizado no setor. “Quero ser reconhecido por oferecer um serviço moderno”, diz ele. Exame PME ouviu especialistas para saber como fazer um programa de treinamento.

Diagnóstico

Ao criar um programa de treinamento para os funcionários, a primeira providência é fazer um diagnóstico. Das áreas em que é necessário melhorar a formação, quais são as prioritárias? De tudo o que pode ser ensinado, o que é mais urgente? Que capacitação pode ser dada aos bons funcionários para que eles se tornem ainda melhores?

Se houver mais de uma unidade, como uma rede de hotéis, uma parte do diagnóstico deverá ser feita separadamente. Pode-se chegar à conclusão, por exemplo, de que em determinada unidade, que recebe estrangeiros, é necessário ensinar inglês.

Atenção: O treinamento dos funcionários deve ser subordinado à necessidade da empresa — e não o contrário. Se o funcionário que já sabe inglês tem vontade de aprender francês, mas isso não é preciso, procure outro conhecimento que seja útil para os dois lados — como inglês de negócios para atender executivos em viagem de trabalho.

Planejamento

O próximo passo é definir as linhas mestras do treinamento. Haverá poucas sessões com muitas pessoas, ou muitas sessões com pouca gente? Será durante o expediente ou fora? Será numa sala da empresa ou num auditório alugado? Se a verba for curta, parte das opções estará automaticamente eliminada, como levar todo mundo para passar o fim de semana num resort.

“Depois que o calendário fica pronto, deve-se avisar os funcionários com no mínimo um mês de antecedência para que eles não marquem reuniões e visitas a clientes nesse dia”, diz Sandra Cabral, diretora do grupo DMRH, consultoria de RH.

Atenção: Consulte o calendário de férias do pessoal e não marque treinamentos importantes em datas nas quais os funcionários essenciais estarão fora da empresa.

Custos

Há diversos gastos envolvidos que precisam ser colocados no papel. Os mais evidentes são contratação de palestrantes, material e aluguel do espaço.

Mas há outros não tão óbvios, como as horas não trabalhadas, se o treinamento acontecer durante o expediente, ou o pagamento de horas extras, se as funções ocupadas por quem está sendo treinado tiverem de ser desempenhadas por outra pessoa, como num hospital. Dependendo do valor cobrado pelo palestrante, talvez seja melhor gastar mais alugando um espaço grande para que todos possam comparecer.

Atenção: Reserve uma verba anual para treinamentos. “Um provisionamento de 0,5% das receitas é bem razoável”, diz Angelina Stockler, da consultoria Ba Stockler, de gestão de empresas.

Formato

Basicamente, há dois. Um são apresentações — as pessoas ouvem, absorvem o conhecimento e fazem perguntas no fim. O outro é do tipo em que os funcionários (geralmente, divididos em grupos) têm uma tarefa para desempenhar.

Se o treino é de técnicas de atendimento ao cliente, por exemplo, faz sentido ouvir alguém falando horas sobre boas práticas e histórias de sucesso. Mas, para aprender a operar um novo software, é melhor mexer no computador junto com o professor.

Atenção: Não se esqueça de programar intervalos. “Com o passar das horas, o rendimento cai”, diz Antoniel Silva, da consultoria Grant Thorton. “Pausas para tomar café recarregam as baterias e ainda ajudam os funcionários a se integrar mais.” 

Avaliação

Os especialistas recomendam que se faça algum tipo de teste ao fim do treinamento. O objetivo não é dar notas, mas saber se o treino atingiu o resultado previsto. Se o resultado das avaliações for ruim, o formato, o palestrante ou alguma outra coisa deverão ser revistos.

“Além disso, a avaliação incentiva os participantes a se dedicar mais”, diz Bernardo Entschev, presidente da consultoria De Bernt Entschev Human Capital. A avaliação pode ser simples, como um questionário ou um exercício prático.

Atenção: Os funcionários também devem avaliar o curso e dar sugestões para melhorá-lo. Um questionário simples costuma bastar.