Como arrumar a casa com inteligência

São Paulo - Para muitos empreendedores, fazer com que o pessoal mantenha as mesas limpas e as gavetas organizadas pode parecer uma preocupação supérflua. No meio da bagunça, no entanto, esconde-se uma ameaça à eficiência. Dez minutos perdidos por dia para encontrar algo no meio da confusão representam, ao fim de um ano, quase seis dias de trabalho de um único funcionário.

"Pouca gente vê quanto tempo se desperdiça procurando coisas que estão fora do lugar", diz Elisa Rennó, sócia da consultoria Tudo no Lugar, especializada em organização de ambientes. "Com poucas providências, dá para garantir o mínimo de ordem na empresa." Veja algumas práticas para acabar com a bagunça.

1 Remover a papelada 

Acabar com as pilhas de documentos, pastas e relatórios que os funcionários mantêm sobre as mesas é o primeiro passo para arrumar a confusão e tirar o aspecto de que um vendaval acabou de passar pelo escritório.

"As montanhas surgem quando o pessoal deixa de guardar o material utilizado num trabalho após sua conclusão", diz Eliete Teixeira, dona da consultoria Organize-se. A falta de disciplina resulta em perda de tempo sempre que algo demora a ser encontrado por estar soterrado na mesa de quem não guardou o que deveria no lugar certo.  

2 Combater os excessos 

Costuma haver um bocado de peso morto em mesas, gavetas e armários. Retirar o excesso abre espaço para o que é realmente necessário no trabalho. "Objetos demais só nos fazem desperdiçar tempo no dia a dia", diz Eliete. Um exemplo de excesso a ser combatido é o material de escritório.

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Muitos funcionários têm mania de manter pequenos estoques de lápis, canetas e cadernos — o que, além de ocupar espaço, eleva os custos com coisas que não valorizam em nada a empresa. Outros exageram ao encher a escrivaninha com objetos pessoais, como porta-retratos com fotos da família, desenhos dos filhos ou lembranças de viagem.

"Embora seja simpático deixar que as pessoas personalizem o ambiente de trabalho, é preciso estabelecer limites", diz Irene Loureiro, da consultoria Benfatto.

3 Definir responsabilidades 

Pequenas e médias empresas nem sempre podem manter muita gente em serviços de apoio, como faxina e conservação. Por isso, é importante definir as responsabilidades de cada funcionário para manter o ambiente de trabalho limpo. Pode-se entrar em acordo com o pessoal para que cada um seja responsável por lavar sua própria louça e talheres quando usar o refeitório ou por tirar o pó da mesa de trabalho a cada um ou dois dias.

"O ideal é criar uma planilha determinando o que cada um deve fazer ao longo da semana", afirma a consultora Elisa Rennó. Também é importante que as regras sejam apresentadas a cada novo funcionário no momento da admissão. Desse modo,  quem for contratado fica ciente da necessidade de colaborar com a organização — o que ajuda a criar uma cultura de combate à bagunça.

4 Fazer mutirões  

Num negócio em expansão, nem sempre é fácil manter tudo no lugar. É natural que ocorra um relaxamento na disciplina com a organização em períodos que a equipe concentre suas energias num objetivo importante — como a entrada em um novo mercado ou atender ao pedido urgente de um grande cliente. Nessas situações, o ideal é combinar com o pessoal um mutirão para pôr a casa em ordem e arrumar a bagunça logo depois que o trabalho for concluído.