Aproveite o fim de semana para organizar seus documentos

São Paulo – A época de declarar o Imposto de Renda se aproxima, e vai começar a maratona de juntar todos os comprovantes do que deve ser informado à Receita Federal. Para quem tem todas as notas fiscais, comprovantes de pagamento, declarações de renda e documentos amontoados num mesmo lugar, agora é uma boa hora para jogar fora o que é inútil e guardar apenas o essencial.

“A documentação referente ao IR deve ficar disponível por cinco anos a partir do ano seguinte ao da entrega da declaração. Isso significa que os comprovantes de 2011, que vão embasar a declaração entregue agora em 2012, só poderão ser descartados cinco anos a contar de 2013, ou seja, em 31 de dezembro de 2017. Na prática, portanto, são sete anos”, explica Gildo Freire de Araujo, vice-presidente de Fiscalização, ética e Disciplina do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC SP).

O que guardar por sete anos – para o IR:

1. Informes de rendimentos: o material utilizado para comprovar as fontes de renda, como o informe de rendimentos emitido pelo empregador ou pelas instituições financeiras, bem como os documentos que comprovem a venda de bens, como imóveis.

2. Comprovantes de quitação de despesas com concessionárias de serviços públicos: são os informes emitidos pelas empresas que fornecem água, energia elétrica, gás, telefone e outros serviços.

3. Boletos pagos do aluguel ou documento que ateste a quitação das parcelas do aluguel: quem mora de aluguel precisa comprovar que pagou tudo em dia. Não havendo um informe de rendimentos que ateste o cumprimento das obrigações, o locatário deve guardar os boletos pagos ou então pedir ao proprietário um documento que ateste que todas as parcelas foram quitadas, o que pode ser feito por intermédio da administradora.

4. Recibos de despesas médicas, com plano de saúde ou educação.

5. Comprovantes de pagamento de impostos: “Esses eu guardo por dez anos, no mínimo”, diz Araujo.

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O que guardar por precaução:

1. Notas fiscais de produtos: guarde-as pelo tempo de garantia do produto.

2. Faturas do cartão de crédito: guarde-as pelo prazo do IR.

O que você pode jogar fora:

1. Comprovantes de pagamentos mensais com serviços como água, luz, telefone e gás, desde que sejam guardados, por um período de sete anos, os informes de quitação desses pagamentos emitidos pelas empresas prestadoras. Em vez de ficar com um monte de comprovantes, o contribuinte fica com apenas uma folha de papel por serviço por ano.

2. Notas e recibos de produtos que já perderam a garantia.

3. Comprovantes de pagamento de outros serviços que não se relacionam com o IR, como academia de ginástica.

4. Comprovantes virtuais, que possam ser arquivados no computador, como notas fiscais eletrônicas.

Cheque também junto à Previdência Social

Antes de se livrar de informes de rendimento e contracheques que já tenham sido guardados pelo tempo necessário, cheque se todas as contribuições previdenciárias feitas pelo seu empregador já estão registradas no sistema da Previdência Social. Isso vai facilitar a sua vida no dia em que você der entrada no pedido de aposentadoria. Caso esteja faltando alguma coisa, providencie imediatamente o documento que comprove o pagamento. É mais fácil fazer isso tendo os informes de rendimento ainda em mãos.

Essa checagem pode ser feita por meio do extrato previdenciário, que pode ser obtido no site da Previdência Social, por meio de uma senha fornecida em atendimento presencial.