O negócio cresce, os funcionários também. E cadê espaço?

São Paulo - Com a economia no Brasil aquecida, as empresas estão tendo de recrutar profissionais a toque de caixa. Porém, a solução para a maior demanda por serviços está se tornando uma dor de cabeça para muitos gestores. Falta espaço para acomodar todo mundo. “Aqui, a luta é diária para não deixar ninguém em pé”, diz a gerente de facilities da Nextel, Alexandra Koslowsky.

A companhia, que já contava com quatro endereços nos arredores da Avenida Paulista, em São Paulo, se viu obrigada a alugar emergencialmente, no início deste ano, seis andares adicionais em outro prédio.

Nem assim a Nextel ganhou espaço para acomodar a todos. O ritmo de crescimento do quadro de colaboradores tem ficado em torno de 30% ao ano. A projeção é de que o número salte de 5 500 funcionários, número do fim de 2010, para 7 200, no fim deste ano. O desafio é acomodar 30 novos colaboradores por semana, em média, sendo que cada um dos andares recém-alugados pode abrigar no máximo 90 pessoas. A conta não fecha. 

O drama da Nextel é cada dia mais presente nas corporações, especialmente em São Paulo, onde algumas áreas centrais já estão saturadas. A saída é abrir novos escritórios em locais mais afastados da região central ou se mudar para o interior do estado. Uma terceira opção que ganha mais adeptos é o aluguel de escritórios prontos, que incluem serviços como telefonista, secretária, limpeza e office-boy.

“Tecnologia da informação, construção e investimentos são os setores que mais têm utilizado nossos serviços nos últimos tempos”, diz Janaína Nascimento, diretora de vendas para o Brasil da Regus, uma das pioneiras no segmento. A empresa começou a funcionar em São Paulo em 1996, com 150 estações de trabalho. Hoje, atua em nove cidades, com 3 800 estações e taxa média de ocupação de 86%. 

O problema de espaço é tão sério na Nextel que a empresa fez com que a área de facilities fosse transferida, em agosto do ano passado, da diretoria financeira para a de recursos humanos, que obteve o compromisso interno de dar um prazo para o aperto terminar: no segundo semestre serão definidas ações com efeitos mais duradouros.

“Podemos até decidir continuar do jeito que está, alugando novos espaços, mas é preciso fazer isso de forma planejada”, diz Alexandra. Outra hipótese que vem sendo discutida é transferir os call centers para lugares mais afastados, pois tanto em São Paulo quanto no Rio de Janeiro o setor ocupa um prédio inteiro em endereço nobre.

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A terceira saída — que será inevitável, na avaliação de Alexandra — é construir uma sede única em Alphaville, na Grande São Paulo, ou em outra região similar. Um dos problemas, nesse caso, é que os funcionários valorizam ter metrô próximo ao local de trabalho.

Transferir o escritório para uma área sem esse tipo de transporte provavelmente obrigaria a empresa a lidar com a insatisfação de boa parte da equipe e a enfrentar o risco de perder profissionais por esse motivo.

Espaços inovadores

Diante do desafio de oferecer mais conforto aos funcionários e ao mesmo tempo aumentar a ocupação, a Philips bancou a mudança da Chácara Santo Antônio, na zona sul de São Paulo, para um prédio em Alphaville em agosto do ano passado. “Nossa aposta era de que um novo ambiente de trabalho teria o poder de acelerar as mudanças na cultura da empresa”, diz o diretor de real estate da Philips brasileira, Alexandre Teixeira.

Antes, porém, a companhia fez um estudo detalhado sobre o uso de suas estações de trabalho. Descobriu que, em média, apenas 49% delas estavam sendo ocupadas, e 15% eram compostas por pessoas que haviam se ausentado momentaneamente em meio a um dia de trabalho para almoçar ou participar de uma reunião, por exemplo.

Os demais 36% estavam desocupados por um período maior, incluindo funcionários em viagem, férias ou licença-maternidade. Após o estudo, ficou decidido que na nova sede não haveria mais lugares fixos, aplicação de uma tendência que vale para a arquitetura como um todo: ter espaços dinâmicos, facilmente adaptáveis para diferentes funções.

 No novo projeto, cada funcionário ganhou uma prateleira em um armário, com espaço limitado e chave individual para guardar apenas o essencial, o que contribuiu para conscientizar a equipe sobre o uso do papel, fazendo com que reduzisse em 40% a quantidade de impressões na nova sede.

As mesas individuais viraram mesões, em que cada empregado senta onde quiser entre os lugares disponíveis, partindo apenas do princípio de que há um andar estabelecido para cada setor. Como alternativa para momentos que exigem mais privacidade ou concentração, há algumas salas individuais e também as de reunião.

Na fase de planejamento do novo escritório, o presidente da Philips no Brasil, Marcos Bicudo, entrou no clima e anunciou que abriria mão de ter uma sala ou mesmo de ter uma mesa própria.

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Os diretores seguiram o exemplo. “Hoje compartilho as horas de trabalho com diferentes colegas de diferentes setores. Percebo pelo meu próprio exemplo como isso contribui para um ambiente de trabalho mais criativo e, principalmente, mais colaborativo”, diz o presidente. O nível de satisfação com as mudanças é alto. Na pesquisa de clima, o ambiente passou a ser classificado como “inspirador e energizante” por 75% dos funcionários, ante 42% na última pesquisa anterior às mudanças. 

Racionais e confortáveis 

Além da otimização do espaço, projetos como o da Philips levam em conta tendências relacionadas ao ambiente de trabalho por influência principalmente da Geração Y, que deseja mais flexibilidade para trabalhar e valoriza mais o prazer.

Os arquitetos especializados em projetos corporativos e os fabricantes de móveis percebem cada vez mais a preocupação dos clientes em promover o aproveitamento máximo dos espaços, conciliando esse atributo com conforto, funcionalidade e, se possível, também com beleza.

A LocaWeb, especializada em hospedagem de sites e outros serviços relacionados à internet, também apostou na satisfação da equipe — composta na maioria por integrantes da Geração Y — ao decidir alguns princípios da mudança para a sede própria, realizada há seis meses.

Localizado na Marginal Pinheiros, em São Paulo, o novo imóvel tem 13 000 metros quadrados de área construída, divididos em três torres de três andares cada.

Há também uma vasta área verde com 40 000 metros quadrados adicionais, que será transformada em parque, além do restaurante e do estacionamento para os 620 funcionários. A sala de relaxamento, que precisou ser extinta na sede antiga para dar lugar a novas estações de trabalho, voltou em grande estilo.

Os 40 metros quadrados anteriores deram lugar a um espaço de 170 metros quadrados. Entre outras coisas, a nova estrutura tem vários sofás, uma tevê de 50 polegadas com canais a cabo, jogos eletrônicos e pufes gigantescos para tirar um bom cochilo.

“O ambiente induz naturalmente à troca de ideias, e reuniões informais começaram a ocorrer ali”, diz Celso Luiz Paulon, gerente de recursos humanos. “Espero que nunca mais seja preciso acabar com esse benefício em nome da necessidade de espaço.”

O risco existe. Embora a capacidade da nova sede seja de 1 200 pessoas, o dobro do número atual de funcionários, os quadros da companhia vêm crescendo à ordem de 15% ao ano. O problema está resolvido por apenas cinco anos.