Desde que fundou a Intech Engenharia em São Paulo em 1998, o engenheiro Carlos Fugazolla Pimenta, de 59 anos, procura monitorar pessoalmente as obras nas quais sua empresa trabalha. A Intech é especializada em perfurações para instalação de dutos e atende empresas como Petrobras, Odebrecht e Camargo Corrêa.

 “Acompanhar tudo de perto ajuda a garantir a qualidade dos serviços”, diz Pimenta. “Quando vou aos canteiros, consigo bater um papo com os operários e motivar a equipe.”

Nos últimos anos, com o aumento da demanda por obras de infraestrutura e para exploração e distribuição de petróleo e gás, o ritmo de trabalho cresceu muito — e tornou as visitas de Pimenta aos canteiros bem menos frequentes. “Não dá mais para ser tão presente”, diz ele. “Temo que os funcionários se sintam esquecidos e, com isso, fiquem menos comprometidos.”

Pimenta enfrenta um desafio comum entre os pequenos e médios negócios em expansão. “À medida que a empresa cresce, fica mais difícil estabelecer uma comunicação eficiente com todos os funcionários”, diz Fábio Bouéri, especialista em comunicação corporativa. “Chega um momento em que não dá mais para deixar todo mundo informado sobre o que acontece na empresa com simples reuniões ou conversas de corredor.”

Definir o melhor veículo para ser usado internamente — jornal impresso, eletrônico, intranet, mural ou newsletter — é apenas um dos problemas que os empreendedores enfrentam quando decidem melhorar a comunicação interna. Em 2007, a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) realizou uma pesquisa para descobrir quais os veículos internos preferidos pelos funcionários. Ganharam os impressos.

Nem sempre, no entanto, o jornalzinho é o melhor caminho para divulgar algo à equipe. Os murais de aviso são simples, baratos e podem ser bastante eficientes — sobretudo quando o objetivo é transmitir mensagens breves e de fácil compreensão.

Quer divulgar a lista de aniversariantes do mês ou a data de pagamento de alguma bonificação? Ponha no mural. Já as regras do plano de saúde são um tipo de informação que deve estar disponível em tempo integral e com informações atualizadas. Por isso, o mais indicado nesse caso, segundo especialistas, é a intranet.

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A escolha do melhor meio para se comunicar com o pessoal também depende muito da estrutura que os funcionários têm para trabalhar. A Intech, por exemplo, mantinha até recentemente uma intranet e um jornal eletrônico com as notícias da empresa, como a conquista de novos clientes.

O problema é que mais da metade dos profissionais não tem e-mail corporativo nem usa computador. Para garantir que as informações chegassem a todos, no final de 2010 a Intech passou a produzir uma versão impressa do jornal interno, entregue a cada funcionário. “Agora, mesmo quem está longe dos escritórios tem acesso às informações”, diz Pimenta.

No jornal impresso, além de informações sobre como andam os negócios e o mercado de atuação da Intech ou notícias sobre os clientes, há espaço para reportagens sobre bem-estar ou perfis de funcionários com mais de dez anos de casa, por exemplo. “Muitos dos nossos operários passam semanas longe da família durante uma obra”, afirma Pimenta. “O jornal também funciona como um passatempo nas horas de folga.” Atualmente, a Intech tem 110 funcionários, espalhados por diferentes regiões do Brasil.

Para Pimenta, estabelecer esses canais de comunicação ajudou a empresa a alcançar os resultados recentes. No ano passado, a Intech faturou 50 milhões de reais, 47% mais que em 2008. “Tem empreendedor que considera a comunicação interna um gasto desnecessário”, diz Pimenta. “Para mim, é um investimento que gera retorno.”

A preocupação em manter os funcionários esclarecidos sobre o que acontece na empresa é justificável. “Quanto mais abrangente for o conhecimento de um profissional sobre o local em que trabalha, mais fácil é motivá-lo e melhores são os resultados que ele entrega”, diz Bouéri. Não é fácil encontrar indicadores para demonstrar o impacto das ações de comunicação interna nos negócios.

Mas é simples imaginar o tamanho do estrago quando o empreendedor não consegue mais explicar a seu time o caminho que a empresa tem de seguir para alcançar a meta planejada. “Os empregados precisam saber para onde estão indo e por quê”, afirma Bouéri.

Um ponto importante para estreitar o elo com os leitores é a transparência. “Os funcionários precisam ser informados sobre acontecimentos ruins”, diz Bouéri. “Isso ajuda a evitar fofocas e constrangimentos.”

Pode ser melhor contar ao funcionário que a empresa perdeu um cliente importante do que esperar que ele fique sabendo pela concorrência — quando se comunica diretamente com seu pessoal, a empresa tem a oportunidade de dar a própria versão dos fatos. “Em vez de alimentar boatos, os funcionários podem ajudar a divulgar a posição da empresa sobre uma má notícia”, afirma Bouéri.

O empreendedor Sérgio Santos, de 48 anos, entendeu a importância da informação para manter sua equipe unida e aumentar as vendas. Ele é presidente da Orizon, integradora de serviços para operadoras de planos de saúde. Criada em 2007, a Orizon é resultado da fusão de quatro empresas que tinham culturas e negócios distintos. “Não daria para convencer os clientes a comprar nossos serviços se, antes, os funcionários não entendessem as mudanças pelas quais passamos”, diz.

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Santos usou um raciocínio simples: a imagem que os funcionários têm de onde trabalham ajuda a formar a imagem externa da companhia. O desafio dele era mostrar que a Orizon tinha deixado de ser apenas uma empresa de TI, que faz a conexão entre operadoras de planos de saúde e laboratórios.

Agora, eles também fazem parte de um negócio que gerencia pagamentos e cuida de planos de auxílio-farmácia de grandes companhias.

Transmitir essa mensagem não foi um trabalho fácil. A fim de atrair a atenção do pessoal e diminuir os riscos de ficar falando sozinho com as paredes, Santos decidiu envolver os funcionários nas ações internas de comunicação.

Em vez de ficar repetindo o que a Orizon passou a ser, ele organizou um concurso e premiou com iPods  e DVDs os profissionais donos das melhores frases sobre a nova fase da empresa. “Deu certo”, diz Santos. “Conseguimos a adesão da maior parte dos nossos 470 funcionários.”

Santos considerou o resultado tão positivo que, desde então, procura fazer ações similares sempre que sente a necessidade de comunicar algo estratégico para o negócio — como metas a ser cumpridas. “Quero que os funcionários falem de nossa empresa em casa, no almoço de domingo”, diz Santos. “Quanto mais envolvidos eles estiverem, maiores as chances de isso acontecer.”