5 itens essenciais para ter um negócio sempre no azul

Orçamento costuma ser um assunto complicado para empreendedores brasileiros, mas não tem que ser assim. Veja conceitos fundamentais das finanças das empresas:

Tranquilidade: você não tem que fazer parte da estatística de empresas que quebram pelo descuido nas finanças (Divulgação)

Mariana Fonseca

Publicado em 2 de maio de 2016 às 09h35.

São Paulo – As finanças assustam até mesmo os empreendedores mais destemidos. E não é para menos: a falta de capital é, disparada, a maior razão de mortalidade em negócios com até dois anos de vida.

Há duas razões para esse medo da matemática. A primeira é uma aversão causada pelo preconceito com a disciplina desde a escola, diz Ricardo Couto, professor de Finanças do Ibmec/MG. “Os empreendedores já pensam que é difícil, mesmo sem haver tentado entender ainda. Na verdade, todo mundo consegue entender nem que seja um pouco das finanças empresariais, porque já tem suas próprias finanças como exemplo.”

O segundo motivo para a dificuldade com os números é a preocupação com outros aspectos da empresa. “Geralmente, o empreendedor se preocupa muito com o consumidor, com oferecer o melhor produto ou serviço, e pouco com sua própria empresa. As finanças acabam ficando por último nas tarefas do dia ou para o fim de semana, e isso é algo que ele com certeza precisa olhar mais”, afirma Vitor Torres, CEO da startup Contabilizei. A empresa, inclusive, disponibilizou um e-book sobre como manter seu comércio nos trilhos.

Porém, você não tem que fazer parte da estatística de empresas que quebram pelo descuido nas finanças. Mesmo que você ainda não tenha um negócio próprio, é possível arregaçar as mangas e entender os conceitos indispensáveis para manter-se no azul. Se você já tem uma empresa, essa tarefa é ainda mais urgente!

Confira o que significam cinco expressões de ouro no mundo das finanças empresariais e marque aquelas que você ainda não conhece – mas vai conhecer:

1. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o que fica na conta da sua empresa após as entradas e saídas de dinheiro. Dependendo da complexidade do negócio, essa avaliação pode ser feita por dia, por semana ou por mês. Para uma empresa em estágio inicial, uma planilha do Excel costuma ser suficiente.

Couto faz uma divisão importante: o fluxo de caixa é relacionado à parte financeira da empresa, e não à parte contábil. “Por exemplo, a empresa pode já ter comprado matéria-prima, vendido seu produto manufaturado e entregado ao cliente. Enquanto a parte contábil está acusando lucro, a receita ainda não chegou efetivamente na empresa, porque seu produto foi vendido à prazo. Ou seja, há lucro contábil e, ao mesmo tempo, um período deficitário no fluxo de caixa”. Por isso, atenção redobrada: não ache que concretizar uma venda já é mais dinheiro no fluxo de caixa. Espere o valor realmente entrar para contá-lo.

Por que é importante? “Com isso, ele consegue planejar de quanto dinheiro ele precisa nos próximos dias. Por exemplo, ele vê que uma conta será debitada na próxima semana e analisa quanto de caixa possui hoje. Fazer essa previsão é fundamental para não quebrar”, explica Torres, do Contabilizei.

2. Capital de giro

Por definição, o capital de giro é um dinheiro que fica de “folga” na empresa. Parece inofensivo, e esse é o problema: muitos empreendedores ignoram sua necessidade e isso faz com que o capital de giro seja o principal causador das mortes citadas no começo desta matéria.

Por que é importante? Porque o capital de giro é o dinheiro que você guarda para que o fluxo de caixa da sua empresa nunca fique no negativo.

“O empreendedor precisa ter um capital de giro para pagar contas futuras. A empresa morre porque o empresário quer sacar todo a folga que ficou na empresa, sem entender uma conta para pagar pode surgir na próxima semana”, diz Torres. Tanto ele quanto Couto concordam que, nessa situação, o empreendedora procura uma mesma solução tapa-buraco: pegar um empréstimo no banco e, assim, entrar em uma bola de neve de juros.

“O capital de giro é o dinheiro que você tem para honrar os pagamentos do dia a dia. Isso faz com que você não tenha que recorrer a essas fontes de recursos imediatas, que acabam saindo caro”, explica o docente do Ibmec/MG.

Para evitar essa atitude, Torres recomenda ser pessimista na hora de calcular quanto capital de giro você precisa no seu negócio: sempre ache que menos dinheiro virá das vendas da semana. Assim, você guarda mais recursos para despesas de emergência e não recorre à soluções carregadas de taxas, piorando o quadro financeiro do empreendimento.

3. Prazo médio de pagamento e de recebimentos

O “prazo médio de pagamentos” é em quanto tempo você terá de pagar seu fornecedor: o intervalo médio de tempo entre a emissão do pedido feito por você e o seu pagamento ao parceiro. Já o “prazo médio de recebimento” é quanto tempo você esperará para que seu cliente lhe pague: o intervalo médio de tempo entre a emissão do pedido que seu cliente fez e o pagamento dele para seu negócio.

Por que é importante? É importante olhar esses dois prazos médios porque eles podem indicar um descasamento dentro do seu fluxo de caixa, afirma Couto. “É por isso que você precisa projetar seu fluxo de caixa, fazendo as contas do dia a dia e vendo se você irá conseguir honrar os compromissos que você assume. Caso contrário, você ficará inadimplente.”

Segundo Torres, do Contabilizei, o ideal é conseguir um prazo de recebimento menor do que seu prazo de pagamento. Ou seja: receber antes do seu cliente do que realizar o pagamento ao seu fornecedor. Caso contrário, seu fluxo de caixa ficará no vermelho e você terá de recorrer ao capital de giro.

4. Giro de estoque

O giro de estoque (ou prazo médio de estoque) é o tempo que leva para uma certa mercadoria ser vendida, contando a partir do momento que você a compra. Cada produto possui um giro diferente e variável de acordo com as condições do mercado e com as estratégias da própria empresa. Dar descontos, por exemplo, reduz o prazo médio de estoque de uma mercadoria.

Por que é importante? Saber o giro dos seus produtos também é importante para controlar o fluxo de caixa, explica Couto, do Ibmec/MG. Por exemplo, você poderá saber quanto dinheiro ganhará no curto, médio e longo prazo, olhando para o estoque da sua loja e o tempo de cada produto. Sabendo disso, também poderá concluir quanto capital de giro terá de guardar em cada época: nas cheias de giro rápido e nas cheias de um giro lento, que pedem mais recursos para sustentar o orçamento enquanto o pagamento não vem.

5. Custo fixo

Os custos fixos são aqueles que estarão todos os meses na sua planilha de despesas. Além de aluguel, energia, internet, telefone e contador, estão os impostos. Caso seu negócio esteja no começo, ele provavelmente se encaixa no Simples Nacional: um regime simplificado de tributação, onde você paga um imposto unificado por mês – o chamado Documento de Arrecadação Simplificado (DAS).

Por que é importante? Saber quais custos fixos você terá é essencial para montar o orçamento mensal do seu negócio. Sabendo se você se encaixa no Simples, também é possível reduzir a quantidade de impostos pagos – sem falar na burocracia.

Se você vai inaugurar sua empresa, leve em consideração taxas iniciais de abertura do negócio, alerta Torres. Por exemplo, é preciso pagar taxas para abrir a empresa (na Junta Comercial), taxas para o alvará de funcionamento do local da empresa (na Prefeitura) e taxas para verificar as condições de segurança do local (nos Bombeiros). O valor de toda essa operação costuma ficar entre 300 e 1 mil reais, segundo o Contabilizei.

1. Pergunte a Marcus Lemonis
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São Paulo – Marcus Lemonis é um ídolo para muitos empreendedores. Empresário de sucesso nos Estados Unidos, ele ficou famoso com o programa americano The Profit (O Lucro, em português), transmitido no Brasil pelo canal pago History sob o nome de O Sócio. No programa, Lemonis ajuda empresas em apuros a se reerguerem. Com o sucesso na TV, o empresário passou a ajudar empreendedores também na internet, através do programa Ask Marcus Lemonis (Pergunte a Marcus Lemonis, em português). Transmitido pelo site da revista americana Inc, o programa mostra as respostas de Lemonis para dúvidas de empreendedores comuns. Com respostas diretas e muitas vezes duras, Lemonis dá dicas que servem para qualquer um que tenha seu próprio negócio. Quer uma dica de Marcus Lemonis? Então navegue pelos slides acima e veja dez respostas do empresário para dúvidas de empreendedores.
2. 1 - Como encontrar os talentos certos?
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A empreendedora Lisa DeBonoPaula é dona da Spirit Monkey, um negócio localizado no Texas (Estados Unidos), que fabrica brindes para crianças. Lisa conta que tem um problema em sua empresa: os funcionários não conseguem ser tão eficientes quanto ela, que acaba sobrecarregada. Como encontrar os talentos certos?, pergunta Lisa. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Acho que é pouco realista supor que as pessoas serão você. É injusto com a sua equipe. Eu diria que o problema é você, e não a sua equipe. Você está acostumada a fazer tudo, e isso não funciona. Muitas vezes os empreendedores não são bons gestores. Me parece que você chegou a um ponto em que precisa de um gerente de operações, alguém que coordene e treine a sua equipe. Essa é uma questão. A segunda questão é: você vai deixar que as pessoas façam o trabalho delas? Acredito que, se eu perguntasse para sua equipe, eles diriam que você é super controladora. E isso não funciona. O seu objetivo como empreendedora deve ser fazer com que a empresa funcione melhor quando você não está lá.”
3. 2 – Como fazer minha empresa crescer?
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Robert Nestore é o fundador da Daycare Cleaning Services, uma empresa que faz a limpeza de escolas e creches nos Estados Unidos. A ideia do negócio é oferecer um serviço de limpeza específico para este nicho, com um padrão que pode ser comparado ao da limpeza de hospitais. Portanto, a empresa não faz limpeza de escritórios, por exemplo. Porém, o negócio de Nestore está enfrentando problemas para crescer. Como superar isso?, pergunta o empreendedor. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “A sua empresa tem uma estrutura de custo fixo, não importa o que você faça. E existem diferentes tipos de trabalho que você pode fazer, que oferecem diferentes margens de lucro. A limpeza de creches pode ter uma margem maior, e a de escritórios pode ter uma margem menor. "Mas, se você não quer se deslocar por quilômetros, se quer ficar numa região restrita, você precisa começar a pensar em outros tipos de negócios para atender, mesmo que eles não sejam tão rentáveis. Porque o que você vai ganhar com eles não vai te custar mais. Deixe que o nicho das creches seja o seu carro chefe, mas limpe também restaurantes, escritórios, o que for. Porque o custo da sua estrutura não vai mudar.”
4. 3 - Como manter o perfil de uma marca e expandi-la?
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A empreendedora Erin Patinkin tem uma padaria em Nova York chamada Ovenly. Erin acredita em sua marca e em seus produtos, que são feitos em geral com ingredientes orgânicos e naturais. Ela pretende abrir 12 novas lojas em três anos e quer chegar a ser a padaria mais reconhecida dos Estados Unidos. Com planos de expansão tão agressivos, Erin quer saber como fazer sua marca crescer sem perder o jeito caseiro e clássico que a Ovenly tem hoje. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Se eu fosse expandir seu negócio com você, eu iria desenvolver um modelo de loja dentro da loja. Um display para ser alocado em outros pontos comerciais. Se você tiver uma chave para o seu negócio, não querer estar nesse negócio. Porque a conta do aluguel vai continuar chegando, mesmo quando os clientes não vierem. Acho que a ideia de abrir mais pontos de varejo é uma roubada. Você não consegue vender cookies, brownies e cupcakes suficientes para pagar um aluguel de 27 mil dólares. Então, o único jeito de você se tornar uma marca nacional é pela internet. Eu investiria nisso paralelamente. Também investiria em ensinar a fazer suas receitas em casa. E isso te permitiria também colocar seus ingredientes primários no mercado. Por favor, não abra mais lojas.”
5. 4 – Como escalar meu negócio e multiplicar clientes?
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Ali Abdullah é o CEO do aplicativo Claim it!, que oferece produtos de graça para os consumidores, desde que eles assistam a um anúncio de 15 segundos pelo celular. Abdullah quer saber como escalar seu negócio e atrair milhares de marcas para o aplicativo. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Eu acho que 100% do seu sucesso em atrair novas marcas está na validade, na qualidade e na confiabilidade dos seus dados. Se você tiver cinco minutos para conversar com a pessoa que toma decisões na Macy’s, você vai querer mostrar para ela outras empresas com as quais você já fez negócio, dados atuais, sua taxa de penetração, qual foi o retorno gerado. A forma como esse modelo funciona no longo prazo é que você precisa de varejistas ou empresas com produtos que as pessoas queiram de graça. Isso vai ajudar essas empresas a transmitir suas mensagens, aumenta o número de pessoas que procura o seu aplicativo e aumenta o número de pessoas assistindo aos anúncios.”
6. 5 – Como reter funcionários sem gastar demais?
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A empreendedora Marwa Abdelbary é co-fundadora da Tiny Tots Therapy, uma empresa que oferece terapia para crianças nos Estados Unidos. O negócio tem um faturamento perto de 4 milhões de dólares e 72 funcionários. Porém, a empresa de Marwa está com dificuldade de dar incentivos financeiros a seus funcionários, para reter os melhores. Ela explica que parte dos terapeutas que trabalham para ela recebem salários, e outra parte recebe por hora trabalhada. Como incentivar esses funcionários sem gastar demais? Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Eu focaria em incentivar fortemente aqueles terapeutas que estão dispostos a correr riscos com você, ou seja, aqueles que são pagos por hora. Se você atrair novos terapeutas pagos por hora, e suas margens de lucro começarem a se reduzir porque eles trazem muitos clientes com eles, isso não é um problema, porque seus riscos diminuem muito. Qualquer um que esteja no mesmo barco que você, que esteja disposto a correr riscos com você, eu faria um esforço para retê-los e incentivá-los. Já os que são pagos independentemente de sua performance, me parece que estão recebendo almoço grátis.”
7. 6 – Quando contratar mais funcionários?
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O empreendedor Brian Fricano é CEO da Sustaiable Supply, uma startup que vende produtos ecológicos para escritórios. Em 2014, a empresa teve um faturamento de 9,2 milhões de dólares. Apesar dos bons números, Fricano conta que sua empresa é seletiva com seus clientes, pois sabe que muitos demoram a pagar. A empresa fez um investimento de 500 mil dólares em tecnologia para implementar um e-commerce, além de ter expandido sua base de produtos. Sendo assim, Fricano quer saber se deve contratar mais pessoal agora ou esperar para ver se a implementação do novo software está correndo bem. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Em vez de contratar um monte de gente, eu preferiria que você flexibilizasse um pouco seus termos de contrato, para deixar seu volume de vendas aumentar. Deixar de ser tão seletivo. Algumas pessoas sabem que tiveram problemas de crédito no passado e estão dispostas a pagar por esse risco. Em vez de focar em contratar mais gente, dê mais chances a possíveis clientes, isso pode aumentar sigficativamente o seu faturamento a um custo zero.”
8. 7 – Como expandir meu negócio?
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A empreendedora Bridget Platt é a fundadora de uma empresa americana chamada Daddy’s Deployed, algo como “Papai foi convocado”. Criado a partir de uma necessidade da própria empreendedora, o negócio produz e vende livros infantis que falam sobre um tema complexo: a convocação de um dos pais pelas Forças Armadas para servir em lugares distantes de casa. Bridget conta que, quando seu marido foi convocado, procurou livros que pudessem ajudá-la a contar essa história para sua filha, mas só encontrou títulos que lidavam com o tema de forma triste. “Não era essa história que eu queria contar para ela”, lembra. Além de criar um livro mais positivo para a filha, ela passou a vender títulos personalizados para outras famílias de militares. Agora, Bridget pensa em expandir o negócio, focando em outros temas complexos que podem ser tratados com as crianças através da literatura. Para fazer cada livro personalizado, Bridget tem um custo de 18 dólares, e os vende a 33 dólares. Como fazer essa expansão?, pergunta a empreendedora. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Você precisa encontrar uma forma de vender esses livros por 20 dólares, com um custo de produção perto dos 10 dólares. Porque acredito que tem gente que não pode pagar 33 dólares. Então, é preciso ver se há uma forma de diminuir essa barreira, para que mais gente possa comprar. Talvez seja bom ter uma versão padrão do livro e uma versão personalizada, deixe a escolha entre elas para o consumidor. Você pode criar livros genéricos sobre fome, ou problemas de moradia, ou doenças, que não precisam ser tão customizados, mas explicam temas difíceis para as pessoas.”
9. 8 – Como lidar com reclamações nas redes sociais?
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O empreendedor Tim Cafferty tem um serviço de aluguel de casas de temporada. O serviço inclui manutenção das casas, faxina e lavanderia. Apesar de ter faturado 14 milhões de dólares em 2014, a empresa está sofrendo com críticas negativas na internet. Cafferty afirma que os clientes não reclamaram de problemas durante a estadia, mas agora criticam o serviço nas redes sociais, falando de detalhes como um controle remoto quebrado. Como lidar com essas críticas?, pergunta o empreendedor. Veja a resposta de Marcus Lemonis: “Se eu estivesse alugando uma casa e pagasse 500 dólares por semana, ou algo assim, eu gostaria de saber que alguém esteve na casa e testou para ver se estava tudo funcionando. Existe alguém que entra na casa junto com o cliente para mostrar as condições do imóvel, e que pergunte para ele: 'você vê algum problema que eu possa resolver no momento?' Ou seja, você está sendo proativo no processo? “Perguntar para o cliente como foi sua estadia depois que ele já saiu é irrelevante. Pergunte como estão as coisas quando ele chega. E pergunte na metade na estadia. Porque ele pode ter descoberto algo. E, se você fizer desse jeito, eles podem te ajudar a descobrir detalhes a serem resolvidos para o próximo cliente. Faça com que esse processo seja mais interativo. Acho que você precisa agir mais na ofensiva, e tentar conseguir essas informações dos clientes mais cedo.”
10. 9 – Como recrutar novos funcionários?
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A empreendedora Shereen Mahoney é CEO da Brittenford Systems, um negócio que implementa sistemas de contabilidade para pequenas empresas. A Brittenford teve um faturamento de 4,8 milhões de dólares em 2014 e está crescendo. Por isso, Shereen precisa contratar mais gente, processo que não é tão simples. A empreendedora procura por pessoas especializadas na área, o que reduz a quantidade de candidatos disponíveis, e conta que é ela mesma quem cuida deste processo de seleção. Como encontrar os melhores candidatos?, pergunta. Veja a reposta de Marcus Lemonis: “Você quer contratar pessoas que tenham uma bagagem em tecnologia e contabilidade, você não quer usar um recrutador, e quer encontrar essas pessoas via LinkedIn. Você tem um profissional de recursos humanos na sua equipe?”, pergunta Lemonis. Shereen responde que não, pois ela sente que é a melhor pessoa para fazer essa seleção. Lemonis então continua: “Você está ficando sem capital humano. É irresponsável da sua parte pensar que você é a única que consegue fazer esse recrutamento. Se você quer que sua empresa cresça, você precisa parar de pensar que é a única que pode contratar alguém. Você precisa contratar uma pessoa, que seja do setor de recrutamento, treiná-la, e deixá-la fazer o trabalho dela. Se você continuar no computador até as duas da manhã procurando perfis no LinkedIn, o seu negócio não vai crescer de verdade.”
11. 10 – Como ter acesso ao capital necessário para crescer?
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A empreendedora Andrea Ballus é a CEO da Sift Dessert Bar, uma marca de sobremesas da Califórnia, que já tem cinco lojas físicas, além das vendas online. Em 2014, a marca faturou 3,2 milhões de dólares. Agora, Andrea quer expandir seu negócio ainda mais, abrindo mais lojas. Como fazer isso? Veja a resposta de Marcus Lemonis: “As lojas precisam oferecer uma boa experiência para o cliente. Não podem ser apenas prateleiras e o caixa. E isso requer uma grande quantidade de capital para fazer com que as lojas fiquem boas. Eu diria para você tentar maximizar seus lucros nessas lojas existentes. Aposto que, se fôssemos em algumas de suas lojas, encontraríamos espaço disponível para expor mais produtos. Acho que é possível tirar mais do que você já tem. Me preocuparia em fazer com que essas lojas existentes sejam mais lucrativas antes de pensar em expandir, o que significaria mais aluguel, mais trabalho, mais risco.”
12. Gostou das respostas? Então veja o que mais ele tem a dizer:
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30 frases de Marcus Lemonis, o salvador de empresas