Como Sofia Esteves reduziu 30% dos custos da empresa (sem demitir ninguém)

São Paulo - Sofia Esteves, uma das maiores recrutadoras do Brasil, sabe que precisa dar o exemplo quando se fala em gestão de pessoas. Por isso, ao enfrentar a necessidade de cortar custos, sua solução não poderia ser a mesma das empresas mais antiquadas.

Esteves olhou para seu escritório, ocupado há dez anos, e reparou em algo esquisito: havia diversos lugares vazios. Muitos dos 200 funcionários do Grupo Cia de Talentos, sua empresa de educação para a carreira e seleção de candidatos, trabalham de casa ou fazem visitas externas.

Aplicando alguns testes em conjunto com a equipe de tecnologia, Esteves percebeu que o máximo de logins feitos nos computadores por dia era de 90 - mas a empresa tinha 150 posições em seu escritório, equivalente ao número de funcionários brasileiros (o restante trabalha em outros países da América Latina).

“Somos uma consultoria especializada em gestão de pessoas e, obviamente, estamos de olho nas tendências desse mercado. O mundo se tornou colaborativo e compartilhado, e tínhamos de virar a vitrine para nossos clientes”, afirmou Esteves a EXAME. 

A empreendedora abandonou a crença de que ter uma sede própria representa segurança e status e tomou uma decisão radical: mudou todos os funcionários para uma unidade da empresa de coworkings WeWork. Desde janeiro, a Cia de Talentos ocupa um andar do WeWork localizado dentro do Shopping JK Iguatemi, em São Paulo.

Adaptação: benefícios e obstáculos

No espaço, há exatamente 90 posições contratadas. Até agora, Esteves não teve nenhum problema de superlotação. No lugar de aumentar a metragem por conta das salas de reuniões, a Cia de Talentos as contrata sob demanda, o que evita mais custos fixos desnecessários. Ao todo, as despesas operacionais foram reduzidas em 30%.

Além das melhorias financeiras, Esteves destaca uma economia de tempo. “Antes, discutíamos desde uma lâmpada queimada na copa até a reposição de copinhos e papel higiênico. Agora, focamos 100% no nosso trabalho.”

As mudanças na produtividade são mais difíceis de serem medidas. Os contratados ganham uma mochila com celular e notebook empresarial e uma necessaire para itens pessoais - desktop e telefone fixo foram abolidos. Eles podem escolher se trabalham de casa, visitam um cliente ou ficam em alguma das nove unidades do WeWork em São Paulo ou em várias outras pelo mundo. Por outro lado, as pessoas agora gastam mais tempo para se encontrarem, o que pode ser prejudicial para outros negócios que dependam de segundos para serem eficientes (como corretoras no mercado acionário).

Mesmo que o WeWork poupe custos, alguns investimentos tiveram de ser feitos. Apesar de contar com a rede em nuvem da imobiliária-startup, a Cia de Talentos possui um servidor próprio para transmitir dados mais confidenciais. Possuir um andar só da Cia de Talentos, com reconhecimento biométrico, é outra medida que garante mais segurança às informações.

O dilema do coworking

Mesmo investindo em um espaço próprio, a ideia de um coworking é justamente conversar com mais pessoas, sejam elas de dentro ou de fora da empresa. Esteves teve de estabelecer algumas regras para fomentar a convivência, como a de não sentar ao lado de sua equipe e não ficar na mesma posição por mais de dois dias seguidos. “Essa decisão garante mais autonomia e engajamento aos funcionários. Eles veem que o chefe não está do lado e resolvem os próprios problemas."

A colaboração com pessoas menos conhecidas traz benefícios para a própria fundadora da Cia de Talentos. Por meio de um aplicativo para os membros do WeWork, ela pode marcar conversas com especialistas em inteligência artificial ou se oferecer para dar dicas de gestão de pessoas, por exemplo. As pessoas de fato aparecem, garante Esteves.

Nem mesmo ela, porém, recomendaria o coworking como solução para qualquer negócio. Há empresas que podem se dar muito bem pegando mais leve e adaptando alguns pontos de seu escritório para que ele se torne mais colaborativo, como fizeram algumas empresas clientes da Cia de Talentos, como a Unilever.

Segundo a revista britânica The Economist, porém, nem isso pode ser uma boa ideia. O veículo cita um estudo dos pesquisadores de Harvard Ethan Bernstein and Stephen Turban, que notaram um crescimento dos e-mails e menos conversas cara a cara em duas multinacionais que mudaram seus escritórios para serem mais abertos.

Os autores sugerem que os funcionários procuram preservar sua privacidade e, com isso, se escondem por baixo dos fones de ouvido e preferem mandar mensagens a falarem em voz alta em um local onde todos podem julgá-los. A produtividade foi menor do que quando as empresas adotavam cubículos, que permitiam aos empregados se concentrarem e darem toques pessoas às suas mesas - o que lhes trazia tranquilidade. Em um esquema de rotação de posições, que é o planejado para 45% das multinacionais até 2020, isso não é mais possível.

Tais críticas não impedem que o modelo de coworking cresça no Brasil. De acordo com a pesquisa Censo Coworking Brasil 2018, o número de espaços de trabalho compartilhados no Brasil aumentou de 810, em 2017, para 1.194 neste ano. O aumento, de 43%, é bem inferior aos 114% vistos de 2016 para 2017. Mesmo assim, o setor movimentou 127 milhões de reais, um crescimento de 57%.

História de vida

A história de Sofia Esteves poderia ser a de muitas pessoas que vivem na periferia da cidade. Filha de imigrantes europeus, ela cresceu no bairro de Itaquera, no extremo leste de São Paulo. Caçula de três irmãos, muitas vezes se viu sem dinheiro para comprar lanche na escola e tendo de andar quilômetros até ela. Mas, mesmo com uma situação financeira frágil, seus pais batalhavam dia a dia para dar educação aos filhos.

A empreendedora cresceu observando a luta dos pais para tocar, inicialmente, uma carrocinha que vendia miúdos de carne pelo bairro e, depois, um açougue na região. O primeiro emprego de Sofia foi como recepcionista de um consultório médico, aos 17 anos. Depois, fez um curso técnico na área de arquitetura e foi trabalhar em uma loja de móveis perto de casa. No final da faculdade de Psicologia, Sofia não havia feito um estágio em sua área de formação.

Uma amiga apresentou uma empresa de consultoria de recursos humanos, mercado ainda incipiente no país. Na entrevista, foi subestimada e humilhada. “Mas resolvi lutar e mostrar do que era capaz. Em 15 dias já era uma consultora e, depois de um ano, já havia me tornado gerente da área e estava abrindo uma unidade de negócios para eles”, afirmou Esteves em entrevista anterior a EXAME.

Esse seria o começo da carreira da recrutadora, que criaria sua própria empresa em 1988, chamada DMRH (que depois viraria a Cia de Talentos). Preocupada em tornar o mercado de trabalho mais acessível, Sofia conta que levou uma década para mudar a mentalidade de clientes sobre o perfil almejado dos candidatos.

“Expliquei que talento não é sinônimo de uma boa escola e nem significa ter fluência em uma língua estrangeira. Dessa forma, acredito que se criam feudos, com cabeças pensando sempre igual. Me mostrava como exemplo. Conhecimentos técnicos podem ser treinados no dia a dia. Alma e valores não. Dessa forma, consegui criar uma onda de diversidade no quadro de funcionários das empresas.”

Com funcionários espalhados pela América Latina, a Cia de Talentos está prestes a completar 30 anos e possui clientes como Ambev, Bradesco, Itaú, Natura e Nestlé. Alguns dos 300 clientes ativos, como a Unilever, são fiéis à consultoria há mais de duas décadas. Em sua história, o negócio já trabalhou com cinco mil corporações.

A Cia de Talentos possui 30 posições para serem preenchidas até o final do ano. Esteves garante que, sim, haverá espaço para todo mundo.