Como respeitar as regras de etiqueta do e-mail corporativo

São Paulo - Assim que sai da caixa de saída, o e-mail corporativo envia não somente informações importantes sobre as funções ou negócios a que diz respeito, como também diz muito sobre o remetente da mensagem. Estilo de escrita, formas de agradecimento e o bom uso da ferramenta transmite ao destinatário impressões sobre a personalidade de quem envia o e-mail.

“Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de credibilidade e comprometimento”, explica Romaly de Carvalho, consultora de etiqueta empresarial. 

Mesmo que parte da comunicação entre colegas de trabalho ou com clientes e colaboradores seja feita, hoje, também por mensagens instantâneas e telefones - e há quem use as redes sociais, o e-mail ocupa boa parcela da rotina de trabalho. Veja algumas regras de etiqueta que indicam um bom uso do e-mail corporativo:

1. E-mail corporativo só para trabalho

O e-mail trocado tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe? Se a resposta for não, ele deve sair do endereço de e-mail pessoal. “Assim como as demais ferramentas de trabalho, o e-mail corporativo deve ter uso restrito para assuntos profissionais”, explica Ruth Bandeira, diretora da De Bernt Entschev Human Capital.

A diretora desencoraja o uso do e-mail corporativo para críticas ou fofocas. “Hoje em dia, o e-mail tomou o lugar do ‘cafezinho’ e as pessoas já não precisam mais levantar para comentar determinado assunto, usando o e-mail profissional para isso”, diz Ruth.

A má utilização do e-mail do trabalho pode ser causa de demissão. “É cada vez mais comum o vazamento de informações via e-mail ou mídias digitais que podem causar danos à empresa”, explica a advogada especialista em Direito Digital, Cristina Sleiman.

2. Diga sim à concisão

Ir direto ao ponto o mais rápido possível, sem deixar de fora o que é essencial. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é lembrada na hora de explicar ao cliente um assunto delicado ou descrever um procedimento no trabalho.

No meio de tanta a coisa a ser resolvida, os e-mails mais claros e objetivos são mais eficazes para transmitir a mensagem desejada e evitam o desperdício de tempo.

3. Abraços, abs ou bjo?

A comunicação profissional deve ser, de preferência, clara e sem abreviações. Isso significa que o uso de “vc” para “você” ou “qdo” para “quando”, por exemplo, pode ser evitado.

“As abreviações podem até facilitar quando são usadas em intranet, como em sistemas de mensagens instântaneas corporativo, mas as palavras devem ser, de preferência, escritas completas nos e-mails”, sugere Ruth. 

---

No caso de finalizar uma mensagem, a forma de cumprimento “obrigado (a)” é o mais indicado pela consultora. Para Ruth, quando há um pouco mais de intimidade, o “abraço” ou “abs” pode ser utilizado, mas o “beijo” ou “bjo” deve estar restrito ao círculo pessoal.

4. Não tropece nos erros de português 

Na dúvida, cheque sempre um dicionário e não arrisque a sua credibilidade por conta de uma cedilha ou letra trocada. Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional está sendo analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de vírgulas.

O uso coloquial do português nem sempre cai bem em uma mensagem relacionada à rotina de trabalho. “E as gírias e palavrões estão proibidas em e-mails profissionais”, alerta Ruth.

5. Cuidado com o botão “enviar”

Um clique dado por engano e o e-mail é enviado pela metade ou com informações incorretas. Na hora de escrever, é importante checar com precisão as informações para ter certeza de que elas serão enviadas da forma desejada.

Da mesma forma, cuidado com o envio de mensagem ao destinatário incorreto. Uma dica que pode ajudar muita gente é deixar o campo “Para” para preencher após a escrita do texto, o que pode prevenir um e-mail enviado antes da hora.

6. Enfeites no e-mail podem ir para a lixeira

Nem sempre é fácil expressar a emoção desejada em uma mensagem apenas com palavras. No caso de e-mails profissionais, no entanto, não caia na tentação dos emoticons.

O uso de emoticons, variações de fonte, cor - e há quem use papel de carta para e-mail - pode afetar a percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e-mail.

---

“Mensagens com muitos enfeites podem até mesmo ser barrados pelo próprio filtro de spam do e-mail ou ir direto para lixeira sem ser lido”, diz Ruth. Para a consultora, discrição, bom senso e elegância são uma boa pedida.

7. E-mail de despedida sem muitas emoções

A saída de uma empresa pode ser um momento delicado para o profissional e o ideal é evitar se expôr demais por e-mail. “Assim como a primeira impressão, a despedida do trabalho precisa ser a melhor possível, com discrição, educação e pontos positivos”, sugere Ruth.

Expressões como "foi bom enquanto durou" ou sentimentalismos devem ser evitadas por se tratar de um e-mail profissional. No caso de uma despedida mais pessoal de pessoas próximas no trabalho, o ideal é que seja feito pelo e-mail pessoal.

Deixar os contatos, ser conciso e não demonstrar ressentimentos mantém o networking e evita desgastes. “É de bom tom também mandar um e-mail geral e não apenas para algumas pessoas, assim como não sair sem se despedir”, indica a consultora.

No caso de profissões da área comercial ou de contato direto com clientes, vale também consultar a chefia para se despedir e indicar quem assumirá o lugar.