Quando o SCRUM funciona?

Muito tem se falado das ameaças que a automação vai trazer aos profissionais e o futuro do trabalho. Empresas não são diferentes! Estamos vivendo a transformação de uma nova revolução baseada nas tecnologias exponenciais e nos modelos de negócios associados a elas.

Agilidade é uma forma de uma pessoa, time ou organização responder à complexidade e mudanças que normalmente envolvem projetos complexos como os de inovação. A necessidade de entregar mais valor com menos demanda agilidade no aprendizado e tomada de decisão para ajustes quando necessário. Scrum e outras abordagens ágeis servem para reduzirmos os custos e aumentar a velocidade de aprender.

Normalmente o cliente não sabe o que quer ou não quer até ver o que não quer! Portanto precisamos de uma abordagem de feedback rápido para poder ajustar o mais breve possível. Planejar todos os detalhes no início do projeto de inovação simplesmente não funciona na prática. Pode funcionar bem em projetos repetitivos com previsibilidade, porém não em projetos de descoberta como são os novos desenvolvimentos.

Quando o SCRUM funciona?

Talvez o livro mais lido sobre Scrum nos últimos anos tenha sido: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo de Jeff Sutherland e seu filho JJ. Recentemente JJ lançou novo livro chamado Scrum: guia prático que traz algumas histórias de sucesso e aprendizados do longo período que ele e seus colegas vem implementando o framework nas empresas. Um dos capítulos mais interessantes traz as características de empresas que conseguem adotar o Scrum efetivamente na prática.

1. Times estáveis e dedicados – os times trabalhando junto semanalmente irá criar coesão, abertura para troca de informações e, consequentemente, mais produtividade conforme os sprints são desenvolvidos. A experiência demonstra que não somente manter o time mas também garantir que sejam dedicados irá impactar positivamente na qualidade e quantidade de histórias entregues.

2. Estimativas realistas – muitas vezes os times fazem estimativas de entregas do backlog pouco realistas gerando frustração nos envolvidos, questionando a metodologia e o time. Sutherland recomenda que os incrementos sejam baseados na média das entregas dos últimos 3 sprints. Sempre é possível adicionar outras histórias caso o time finalize as entregas antes do previsto.

3. Limitar trabalho em progresso – essa característica é bem conhecida e refere-se a limitar a quantidade de trabalho em progresso sendo executado pelo time. Trabalhar em diversos itens ao mesmo tempo reduz a produtividade individual, reduz a velocidade do time e moral do time. A dica é focar em um item do backlog do produto e entregar o mais rápido possível a mesma.

4. Preparar para a mudança – mudanças de prioridades durante o Sprint tem um efeito negativo na produtividade dos times, especialmente quando não há espaço planejado para isso. Uma boa dica é deixar um lote de tempo preparado para novas demandas ao longo do Sprint. Caso as novas demandas excedam esse espaço é melhor abortar o Sprint e realizar novo planejamento.

5. Procedimento de Emergência – inevitavelmente problemas irão ocorre no meio dos sprints por mudanças não planejadas. Nessas horas é interessante o time ter um “procedimento de emergência” para guiar como irão trabalhar nesses casos. Ter essa estratégia permite que o time saiba como reagir nesses casos. 

6. Casa arrumada – essa característica diz respeito a resolver os problemas o mais rápido possível e não empurrar essas ações e decisões para frente. O time é responsável e age sempre que percebe que algo não está adequado ou aquém dos padrões definidos para a entrega.

7. Time aprende constantemente – as retrospectivas são eventos importantes na estrutura do Scrum pois permitem que o time possa refletir continuamente como trabalhar melhor e entregar mais. Times que realizam boas e sinceras retrospectivas removem impedimentos e aprendem mais rapidamente.

8. A medida de felicidade – as abordagens ágeis não são apenas sobre velocidade e assertividade das entregas. Um dos benefícios mais importantes está relacionado com a motivação das pessoas que utilizam essas abordagens. Acompanhar a felicidade do time para um desenvolvimento sustentável, um dos valores da agilidade, é tão importante quanto a velocidade de execução e melhorias realizadas.

Scrum ou qualquer outra abordagem ágil não faz nada por si só. É a mentalidade ágil que utiliza as ferramentas para trazer o melhor das pessoas e dos times. Hierarquia e falta de autonomia atrasam projetos, por exemplo. Boa parte das decisões que precisam ser tomadas em projetos são triviais, porém com estruturas de comando e controle rígidas e verticalizadas isso torna-se um grande fator de atraso no longo prazo. O processo centralizado requer atenção, tempo e entendimento da situação para que as decisões sejam tomadas, criando um fluxo moroso e ineficiente. Com Scrum, por exemplo, geralmente temos apenas dois decisores: o próprio time de desenvolvimento e o product owner (a voz do cliente no projeto). Quem ainda não conhece ou testou, vale a pena experimentar em algum projeto na sua empresa ou novo empreendimento.