Dizer que o mundo está cada vez mais digital parece até uma redundância, dado o fato de que hoje é possível resolver quase tudo na palma da mão, ao alcance de alguns toques. Se na pessoa física a vida já ficou bem mais digital e ágil faz tempo, na jurídica, os avanços chegam de mansinho. Um deles, que pode parecer até bem simples à primeira vista, veio só no ano passado, com ajustes finais há cerca de um mês. É uma norma, a Instrução Normativa número 82 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração, que visa a extinção dos livros societários de sociedades anônimas na versão física para passá-los de vez ao mundo digital. A partir dessa novidade, a Basement, startup que visa simplificar a gestão societária, desenvolveu um novo produto, lançado ao mercado agora: um software para gestão de livros digitais de sociedades anônimas, que vai custar R$ 200 por mês.

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Para entender o lançamento, é necessário saber como funciona hoje o processo de registro. Até antes da publicação da norma – ou seja, bem pouco tempo atrás – sociedades anônimas controlavam a participação de sócios em livros físicos. Literalmente cadernos de capa preta. Cada empresa tem, em média, cerca de sete deles (um para controlar participações, outro de registro de ações, o de atas de assembleias, o de conselho, de diretoria, debêntures e assim por diante).

A cada registro feito – uma troca de acionistas, uma assembleia, enfim, qualquer evento da empresa – o livro tinha de ser levado fisicamente até uma Junta Comercial, onde era autenticado, e depois voltava para a empresa.

O serviço tem seu custo, claro. Em média, ir a um escritório de advocacia para pedir que os livros fossem abertos seria um custo de R$ 3 mil, de acordo com estimativas da Basement. Preenchê-lo levaria ainda mais dinheiro, tanto para escritórios de advocacia quanto com a logística da tarefa, como o envio via motoboy, por exemplo. No caso das empresas abertas, nem todos os livros ficam em posse da empresa, uma vez que elas são obrigadas a contratar bancos para controlar ações e transferências. Nelas, também, alguns dos livros referidos já podiam ser substituídos por registros eletrônicos desde 2011.

Agora, com a nova regra de 2021, as sociedades anônimas passam a substituir todos os livros físicos por registros digitais. Para ficar claro, a partir da norma, livros em papel não serão mais aceitos pelas Juntas Comerciais. Salvo a exceção: se uma empresa que tinha cadernos físicos ainda tem folhas sobrando, estes poderão ser usados até o fim, mas novas empresas já devem vir, de largada, dentro da nova regra.

De olho no novo mercado a ser explorado com a mudança, a Basement viu a oportunidade de atender a esse segmento. A startup, até então, tinha principalmente um software voltado para ajudar outras startups a gerenciarem equity e cap table, além de planos de stock options para funcionários. Hoje, os principais clientes da empresa são departamentos jurídicos de empresas com uma maior complexidade societária (holdings), algo que deve ser mantido. Além disso, a startup também mira atender a S/As menos complexas, que precisam ter um sistema digital apenas para ficarem em dia com as regras.

“A gente quer proporcionar uma experiência segura para nossos clientes. Por isso, o sistema vai enviar notificações para tarefas que as empresas precisam fazer para manter a vida societária em dia. Estamos colocando regras para que elas entendam qual é a data que têm de fazer publicação de aprovação de contas, quanto tempo antes de uma assembleia têm de fazer convocações, que tipo de documentos têm de apresentar, etc”, diz Frederico Rizzo, co-fundador e CEO da Basement, ao EXAME IN.

Entrando nos detalhes de como o sistema funciona, o software novo será usado inicialmente como um lugar para que as sociedades anônimas consigam inserir as informações de que precisam e exportar um arquivo. Uma vez feita essa ação, o usuário vai ter de submeter o arquivo à Junta Comercial correspondente. Trata-se de um fluxo provisório. A Basement trabalha em conjunto com as juntas comerciais para desenvolver uma API capaz de fazer com que o envio dos documentos também possa acontecer pela plataforma, sem a necessidade de sair dela.

O processo está mais avançado com a do Rio Grande do Sul, onde a empresa levou um ano e meio de trabalho para conseguir tirá-lo do papel. “Uma vez validado esse processo, a gente vai conseguir replicá-lo para todas as Juntas do país. Isso porque elas operam com basicamente três sistemas principais, então uma vez que um já deu certo, é possível replicar para os demais. Isso vai trazer mais segurança e velocidade”, diz Rizzo. Mesmo sem a API, dá para ter uma ideia de agilidade. Na maior junta comercial do país, a JUCESP, a autenticação de um livro digital é feita em cerca de 10 minutos. É um processo de entrar no site, enviar as informações e pagar a taxa via boleto.

Ainda que os avanços sejam positivos, uma questão pode ficar na cabeça de quem tem de lidar com o novo processo dentro de empresas; afinal, é seguro?. Dentro do novo software lançado recentemente, o executivo da startup afirma que sim. E explica o porquê.

O sistema criptografa os dados e cada alteração na vida da empresa, registrada ali, terá um hash (uma função que garante a integridade de um documento, de forma que um perito técnico possa comprovar que não houve alteração nele). Quando o usuário exportar o arquivo, ele vai, com o hash, para a Junta Comercial. Depois da aprovação, o órgão devolve o PDF e é obrigado a excluir qualquer cópia do arquivo dentro do próprio sistema.

Um ponto importante, ainda em segurança, é que todos os arquivos podem ser baixados pelo usuário. Caso queira manter uma redundância do que foi submetido à plataforma da Basement, a pessoa pode fazer isso. Mesmo que não faça isso e queira rescindir o contrato com a startup, ela terá acesso a todo o histórico da companhia a partir dos registros feitos até então.

“Assim como uma tecnologia em blockchain que tem um grande livro-razão, nosso sistema faz mais ou menos a mesma coisa, sendo um grande livro-razão de entradas e saídas. Cada ação da vida da empresa estará registrada, mas é um grande ledger [livro de registros digital em que as informações não podem ser alteradas]”, diz Rizzo.

A principal vantagem de construir a plataforma desse jeito é, justamente, conseguir migrar os dados de empresas de um provedor desses serviços digitais a outro. Inclusive, a Basement já fez isso a partir de dados de clientes de fora do Brasil, que deixavam as informações com provedores gringos e tudo pôde ser importado para o ledger da startup brasileira.

O fator tecnológico é um dos diferenciais ressaltados pela companhia no lançamento. Outros dois são a governança, uma vez que o sistema tem um painel para que o acionista possa ver todas as informações relacionadas a uma empresa de capital fechado (substituindo assim a comunicação por e-mail e outras mais), além da eficiência na automatização de processos.

Os três fatores do produto atual ‘conversam’ com a meta da startup daqui para frente. Recém-adquirida pela Vórtx, empresa de soluções de backoffice para o mercado financeiro, a empresa deve trabalhar para que esse software seja a ponta de um objetivo maior, de criar um mercado com mais liquidez para as ações de empresas fechadas.

“A Vórtx colocou capital na companhia e isso nos tem permitido fazer mais investimentos em produtos e até chegar em mais públicos. A gente se aproxima, por meio deles, um pouco mais do mercado de capitais, o que é muito importante. Pensamos, no futuro, em conectar esse software com produtos de dívida que os fundos para os quais a Vórtx presta serviços de administração, por exemplo. Hoje fazemos parte de um ecossistema com mais de R$ 500 bilhões sob gestão e em algum momento queremos começar a abrir mais a liquidez”, diz Rizzo.

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