Como fazer um inventário extrajudicial passo a passo

São Paulo - Só quem já perdeu alguém próximo sabe o quanto a burocracia do processo de sucessão pode tornar tudo muito pior. Mas, desde 2007, a possibilidade de realização do inventário extrajudicial, feito em cartório, tornou o procedimento menos penoso. 

O inventário é o processo que sucede a morte, no qual se apuram os bens, os direitos e as dívidas do falecido para chegar à herança líquida, que é o que será de fato transmitido aos herdeiros.

Ele pode ocorrer de duas formas: extrajudicialmente ou judicialmente. No primeiro caso, o inventário é feito em cartório, por escritura pública, e é muito mais rápido, podendo demorar apenas um ou dois meses. A lei que o instituiu é a de número 11.441, de 2007.

Já o inventário judicial é feito com o acompanhamento de um juiz e deve ocorrer em três casos: quando o falecido deixou um testamento; quando há interessados incapazes (menores ou interditados); e quando há divergência quanto à partilha entre os herdeiros.

“O inventário judicial costuma levar mais de um ano, por mais simples que seja, pois há muita burocracia envolvida”, afirma Rodrigo Barcellos, sócio do escritório Barcellos e Tucunduva Advogados.

Por ser mais rápido e menos custoso, o inventário extrajudicial é o procedimento mais recomendável quando não há impedimentos. Veja a seguir os principais passos da realização dessa modalidade de inventário. 

Escolha do cartório e contratação do advogado

Os primeiros passos do inventário são a escolha de um Cartório de Notas onde será realizado todo o procedimento e a contratação de um advogado, que é obrigatória e pode ser comum ou individual para cada herdeiro ou interessado.

Os honorários advocatícios são tabelados pela Ordem dos Advogados (OAB) e variam de acordo com o estado. Mas, segundo Rodrigo da Cunha Pereira, presidente do Instituto Brasileiro do Direito da Família (IBDFAM), nem sempre os preços praticados seguem a tabela da OAB.

“Em muitos casos o preço é cobrado de acordo com o trabalho que vai dar”, afirma. Segundo ele, em um inventário extrajudicial bem simples, que envolva apenas a transmissão de um apartamento, um bom advogado pode cobrar cerca de 10 mil reais.

Mas quando o tabelião (oficial do cartório) realiza boa parte do procedimento, pode ser negociada uma redução dos honorários.

De acordo com Rogério Portugal Bacellar, presidente da Anoreg-BR (Associação dos Notários e Registradores do Brasil), em muitos casos a família se dirige ao cartório e só contrata o advogado depois. “Muitas vezes o cartório analisa quase todo o inventário e o próprio tabelião faz toda a documentação, tira as certidões e faz a partilha de bens. Só depois a família contrata um advogado”, diz.

Nomeação do inventariante

A família deve nomear um inventariante, que será a pessoa que administrará os bens do espólio (conjunto de bens deixados pelo falecido). Ele ficará responsável por encabeçar todo o processo e pagar eventuais dívidas, por exemplo. “O inventariante costuma ser a esposa ou o filho”, afirma Rodrigo Barcellos.

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Levantamento das dívidas e dos bens 

Após o início do processo, o tabelião levanta as eventuais dívidas deixadas pelo falecido. Conforme Barcellos explica, todas as dívidas devem ser quitadas com o patrimônio do falecido, até que os débitos se esgotem ou até o limite da herança.

Para verificar a existência ou ausência de pendências, o cartório reúne as certidões negativas de débito, documentos que atestam que o falecido não deixou dívidas em quaisquer esferas públicas.

“É preciso reunir também as dívidas com credores particulares. Se elas não forem declaradas, podem acabar aparecendo. Mesmo se não constarem no inventário, depois o credor pode ir atrás do herdeiro”, diz Barcellos. 

Além das dívidas, a família deve informar todos os bens deixados pelo falecido para que sejam reunidos, pelo tabelião ou pelo advogado, os documentos de posse atualizados, como matrículas de registro de imóveis, o Documento Único de Transferência (DUT) dos carros, etc. Se não houver irregularidades sobre os bens, como ônus ou ausência de algum registro, o procedimento é bem simples.

Pagamento do imposto

Para que o processo do inventário seja finalizado e oficializado no cartório, é preciso pagar o Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doações (ITCMD), imposto estadual cuja alíquota varia de estado para estado, podendo chegar a até 8%. 

“A grande dificuldade do inventário extrajudicial é o pagamento do ITCMD, porque ele que só acontece se estiver tudo resolvido", diz Rodrigo da Cunha Pereira.

O inventariante, com o auxílio do advogado ou tabelião, deve preencher a declaração do ITCMD no site da Secretaria da Fazenda do seu estado. O documento funciona como um resumo dos bens deixados, dos herdeiros envolvidos e dos valores a serem pagos. 

Por isso, nesta fase, a divisão de bens já deve ter sido acordada com a família, os registros e certidões negativas devem ter sido providenciados, e as informações sobre os herdeiros e a partilha devem ter sido reunidas.

O imposto é calculado sobre o valor venal dos bens. Por isso, no preenchimento da declaração do ITCMD são informados os valores de mercado de cada bem. No caso dos imóveis, por exemplo, o valor informado é aquele que aparece no carnê do IPTU.

Após preenchida a declaração, o sistema emite uma guia de recolhimento do imposto para cada herdeiro, já com o valor que cada um deve pagar.

Divisão dos bens

Como o inventário extrajudicial parte do pressuposto de que os familiares concordam com a forma como foi feita a partilha, a função do advogado e do tabelião é apenas de explicar à família quais são os direitos de cada herdeiro, o que fica explicitado na declaração do ITCMD.

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“O ideal é sempre conseguir um acordo no qual cada um fique com uma coisa sozinho. Se o patrimônio for de duas casas de 50 mil reais, fica um imóvel de 50 mil reais para um filho e outro imóvel de 50 mil reais para outro, por exemplo", afirma Rodrigo Barcellos.

Porém, em muitos casos a parte que cabe a cada herdeiro não corresponde exatamente ao valor de cada bem. Quando for assim, na declaração de ITCMD e no inventário deve constar as condições diferentes de partilha. Por exemplo, que cada filho ficará com 50% de um imóvel e que posteriormente definirão o que vão fazer com ele - se vão vendê-lo e dividir o dinheiro ou se um vai vender sua parte ao outro.

Encaminhamento da minuta

Com a declaração do ITCMD finalizada e todos os documentos reunidos, o cartório ou o advogado envia a minuta da escritura, que é um esboço do inventário, à procuradoria estadual.

“Em muitos casos, os cartórios entregam o serviço pronto para o advogado só assessorar o procedimento, mas alguns advogados se empenham e fazem a minuta também”, afirma Rogério Bacellar, presidente da Anoreg.

A procuradoria então avalia as informações, conferindo sobretudo as declarações dos bens do espólio e seus valores para que não haja erro no cálculo do imposto, e autoriza a realização da escritura do inventário. Esse processo demora cerca de 15 dias, segundo Bacellar.

Alguns estados, no entanto, como é o caso de São Paulo, já não exigem mais o envio da minuta para aprovação quando a escritura for lavrada em um cartório do estado. 

Lavratura da Escritura

Depois de recebida a autorização da procuradoria e entregue toda a documentação, é agendada no cartório uma data para a lavratura da Escritura de Inventário e Partilha pelo tabelião, que encerra o processo.

Todos os herdeiros e respectivos advogados devem estar presentes, munidos de uma série de documentos (veja a lista completa), tais como: a certidão de óbito; documentos de identidade das partes e do autor da herança; as certidões do valor venal dos imóveis; certidão de regularidade do ITCMD etc. 

Registro dos bens nos nomes dos herdeiros

Se houver imóveis envolvidos na partilha, os herdeiros devem levar a certidão do inventário aos Cartórios de Registros de Imóveis onde estão matriculados os imóveis para que ocorra a transferência da propriedade.

“Feito o inventário, os bens deixam de ser dos mortos e passam a ser dos herdeiros, que devem ir aos respectivos cartórios e registrar a posse dos bens”, explica o presidente do IBDFAM.

A certidão do inventário, portanto, poderá ser apresentada ao Detran para a transferência de propriedade de veículos, e às repartições públicas e empresas para regularizar a nova propriedade do titular dos bens, direitos e ações.

Prazo

Segundo o artigo 983 do Código de Processo Civil, o processo de inventário e partilha deve ser aberto dentro de 60 dias a contar da abertura da sucessão (falecimento).

Mas, conforme afirma o presidente da Anoreg, o prazo é dificilmente cumprido na prática. “Pelo Código de Processo Civil existe o prazo de 60 dias, mas ele não é cumprido e não tem muita jurisdição sobre isso. Muitas famílias procuram o advogado depois de seis meses e até hoje eu nunca vi nenhum juiz estipular multas por isso”, diz.

Existem também prazos para o pagamento do ITCMD, que variam de acordo com o estado. Em São Paulo, por exemplo, se a declaração do ITCMD não for feita dentro de 60 dias após a data do óbito, o imposto é calculado com o acréscimo de multa equivalente a 10% do valor do tributo, e se o atraso exceder 180 dias, a multa é de 20%.

*Texto atualizado às 15h15 do dia 30/01/2014.