Quatro perguntas que os empreendedores se esquecem de fazer durante o processo de escolha de um software de gestão (ERP)

1) O fornecedor conhece mesmo o que está vendendo? É qualificado?
Alguns representantes comerciais e revededores só querem saber de vender e fechar contratos o quanto antes. Mas é fundamental que o fornecedor conheça os códigos de programação do software, e neste ponto fará diferença adquiri-lo de um representante ou diretamente do fabricante. A escolha de um ERP acontece em uma atmosfera repleta de expectativas exageradas - não apenas alimentadas pelo empreendedor, mas sobretudo pelos vendedores da tecnologia. É preciso ficar atento com fornecedores que se propõem a fazer todas as alterações que o cliente julgar necessárias - esse pode ser um argumento desleal de venda.

Erro mais comum:  Deixar nas mãos de um terceiro a responsabilidade pela escolha do sistema. Afinal, por que não escolher logo a solução mais usada no mercado ou por que não largar o problema na mão de uma consultoria? Simples: é a empresa, seus donos e seus funcionários as pessoas que conhecem, de verdade, as necessidades do negócio. Permitir que pressões de fornecedores levem precocemente a escolha de uma solução é meio caminho andado para o fracasso da solução. Além disso, a maioria das consultorias trabalham com apenas uma ou duas fornecedoras de ERP, o que também pode bloquear a análise de outras alternativas.

 

2) Você está buscando referências de mercado?
Não basta análisar os casos de sucesso dispostos no site do fornecedor. Vá você mesmo prospectar outros clientes daquele produto e obter índices de perfomance e as dificuldades, elogios e críticas que eles têm a fazer. A intenção é descobrir como o fornecedor tem tratado seus clientes após a venda do produto e há quanto tempo o sistema opera nessas outras empresas. Outro fator interessante é verificar a estabilidade econômico-financeira do fornecedor (ele não pode fechar as portas e te largar na mão da noite para o dia, certo?).

Erro mais comum: O que funcionou bem numa organização A não necessariamente funcionará na B. Ainda que se faça uma pesquisa com outros clientes, processos diferentes demandam soluções e abordagens diferentes. Um problema na indústria petroquímica normalmente não tem a mesma dimensão que teria numa industria de construção civil, por exemplo. O caso típico seria a comparação entre "controle de processos contínuos" versus "controle de mão de obra". O resultado destas diferenças reflete-se nos critérios de análise das soluções que estão sendo consideradas. Numa empresa que trabalha fortemente com estoques, é altamente necessário que o software seja eficiente na gestão da cadeia de suprimentos. No caso de empresas que trabalham com produtos que têm um longo ciclo de fabricação, é mais interessante que o software lhe atenda com mais eficiência na gestão de projetos.
 

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3) O quanto do seu orçamento está reservado para imprevistos?
O custo normalmente envolvido na implantação de um ERP é expressivo. Mas além da aquisição do software em si, há despesas muitas vezes não consideradas, como viagens para visitas e contatos com outros usuários. Por isso, um projeto desse porte deve ser bem muito bem analisado, projetado e controlado. Atualmente existem institutos como o Project Management Institute (PMI) que possuem técnicas para o controle efetivo dos prazos e orçamentos definidos na proposta de trabalho do projeto. Cuidado com os fornecedores que oferecem um preço muito baixo pela licença de uso do software. Eles têm a intenção velada de ressarcir-se do "desconto" mais tarde, cobrando preços altíssimos pela hora da consultoria durante a fase de implantação e treinamento dos funcionários. A recomendação é negociar um valor único para um pacote de soluções que contemple as licenças de uso, o treinamento e a implantação.

Erro mais comum: Diversas pesquisas mostram e que o custo do sistema ainda é o fator mais importante considerado no processo de escolha do ERP. E esse é um dos principais motivos de insucesso na implementação do software, visto que tais sistemas devem ser analisados em função da necessidade que será suprida com sua utilização, e não pelo sistema mais barato do mercado.

 

4) O fornecedor já simulou o software nas máquinas da empresa?
O fornecedor do produto deve fazer uma análise de aderência nas máquinas da empresa para gerar um entendimento entre o que é possível e o que não é possível esperar do ERP depois de implantado. Assim como a empresa necessita de preparo prévio para receber o sistema, o software também deve possibilitar adequações a fim de se tornar compatível com a realidade da empresa, seus objetivos e perfil de negócio. Nessa análise devem ser identificados os possíveis pontos de melhoria que devem ser providenciados pelos dois lados: empresa e fornecedor do software.

Erro mais comum: ao contrário do alardeam muitos fornecedores, ERPs tendem a ser difíceis de integrar com sistemas antigos que já rodavam nas máquinas da empresa, assim como com sistemas de terceiros que porventura sejam necessários para cobrir necessidades muito específicas da empresa.
Fontes: Felipe Calixto, sócio-diretor da Sankhya, e Silvio Mota, diretor para pequenas empresas da Totvs