Como impedir que as reuniões acabem com seu tempo

São Paulo – Seja empreendedor ou funcionário, é comum que o dia a dia na empresa seja tomado por reuniões, muitas deles improdutivas e sem foco. As reuniões sem objetivo prejudicam até a imagem do empresário como líder da equipe. “O ponto inicial é lembrar que tudo tem que ser uma questão de foco e objetivo”, diz Cynthia Serva, professora do Insper.

Antes de convocar uma reunião, pense na real necessidade de ocupar o tempo daquelas pessoas. “Uma grande verdade é que toda reunião começa com uma pergunta: essa reunião é necessária? Se você fizer um telefonema, você mata o assunto?”, opina Alessandro Saade, professor de empreendedorismo da BSP – Business School São Paulo.

Ter foco e estar preparado são pontos fundamentais que muitos empreendedores iniciantes erram. “Administrar o próprio tempo é fundamental para quem está começando a empreender. Uma das grandes dificuldades é não ter ninguém monitorando, cobrando as entregas. Vai ter que desenvolver disciplina grande para ter foco”, diz Cynthia. 

Uma das formas de lidar com isso é delegar. “O pequeno e médio empresário é educado no dia a dia de que ele é o faz tudo e sem ele as coisas não caminham. Existe uma palavra muito importante que é confiança”, ensina Miriam Sion Adissi, sócia-fundadora da MSA Recursos Humanos.

1. Tenha horários bem definidos

Toda reunião tem que ter hora de começar e terminar. “Se você convocou, tem obrigação de começar e terminar no horário. Não pode chegar atrasado, nem estender o tempo. A responsabilidade de gerenciar o tempo é de quem convocou o encontro”, diz o professor da BSP.

Para não se perder no relógio, comece pelo mais importante e evite conversas aleatórias. Para ganhar tempo, sempre que possível, delegue as tarefas que podem ser feitas por outras pessoas da equipe. “Delegue o que pode porque isso vai te ajudar muito na otimização do seu tempo”, diz Cynthia.

2. Tenha uma pauta

A primeira pergunta antes de enviar um convite de reunião é se é mesmo necessário fazer aquele encontro. Se for indispensável, tenha uma pauta e um objetivo bem definidos. “Tem que ter tema e objetivo. No final, é preciso ter uma resposta, uma ação”, diz Saade.

Um objetivo claro aumenta as chances de a reunião ser produtiva. “Outro ponto que precisa desenvolver é saber estabelecer prioridades e objetivos. Quando é funcionário, isso já vem de cima. Quando você deixa de ter chefe, vai ter que saber estabelecer isso”, ensina Cynthia.

3. Não convoque uma multidão

Resista à tentação de convocar toda a equipe para uma reunião com clientes, por exemplo. O problema começa na capacidade física da sala, que pode ficar apertada para tanta gente, e vai até o problema de ocupação indevida do tempo da equipe. “Quanto menos gente, melhor. Convide só quem é necessário. Uma reunião com mais de cinco ou seis pessoas é um mau sinal”, diz Saade. Para a professora do Insper, reuniões muito cheias tendem a perder o foco mais rápido. “Tente brifar as pessoas com antecedência sobre o foco para conseguir um pouco mais de objetivo”, ensina.

4. Desconecte-se e concentre-se

Se você vai a uma reunião e não para de checar o smartphone, está perdendo tempo em dobro. Deixe o tablet ou computador para ser usado quando necessário durante a apresentação. “Deixe claro e peça a colaboração das pessoas para usar o mínimo possível esses gadgets”, diz Saade.

Para Miriam, ficar checando e-mail durante reuniões é mais um sinal do problema da centralização. “Durante uma reunião, o empresário não conseguiu me olhar no olho mais do que dois minutos sem olhar o computador. O telefone tocava, ele olhava para o telefone. Se ele quer se tornar grande, tem que descentralizar”, indica.