Comunicação ineficaz põe em risco 7,5% do capital de projeto

São Paulo - Para cada 1 bilhão de dólares gasto em um projeto, 135 milhões ficam em risco. Dentro desse capital vulnerável, 75 milhões (56%) ficam em perigo exlusicamente à comunicação ineficiente. É o que revela uma pesquisa divulgada recentemente pelo Project Management Institute (PMI). 

Para o estudo, realizado em março deste ano, foram ouvidos 742 gestores de projetos, 148 patrocinadores executivos e 203 empresários. Todos os entrevistados estiveram envolvidos em grandes projetos (com orçamento total de 250 mil dólares ou mais) nos últimos três anos em organizações com pelo menos mil funcionários.    

"Muitas pessoas associam a comunicação a aspectos técnicos, acham que é um processo secundário. Mas ela é na verdade um facilitador, um convencimento da evidência do benefício do negócio e não pode ser tratada de forma amadora", avalia Ricardo Vargas, ex-integrante do conselho diretivo do PMI.

Segundo a pesquisa, conseguiram atingir suas metas 80% das empresas com comunicação altamente eficiente e apenas 52% das com comunicação minimamente eficiente. Entre as companhias que conseguiram cumprir o projeto dentro do prazo, 71% estavam no primeiro grupo, enquanto 37% estavam no segundo. Já entre as organizações que executaram seus projetos dentro do orçamento, a porcentagem era de 76% e 48% respectivamente. 

Por comunicação minimamente eficiente, entende-se aquela "sem a qual o projeto fracassa completamente". Já a altamente eficiente, é a que conduz a empresa ao sucesso", segundo Ricardo Vargas.

De acordo com a pesquisa, as empresas sabem que a comunicação é importante para o negócio, mas essa percepção é diferente entre os diferentes grupos de interesse dos projetos. Sessenta e dois por cento dos empresários acham que a comunicação interfere positivamente na conquista dos objetivos e 60% dos patrocinadores pensam da mesma forma, mas entre os profissionais esse número é de apenas 54%. Em relação à estratégia, enquanto 62% dos donos de empresa e 60% dos patrocinadores acreditam a comunicação auxilia nesse quesito, apenas 43% dos profissionais pensam o mesmo. 

As causas

Os principais problemas de comunicação nas empresas, segundo o estudo, são referentes à lacuna existente na compreensão dos benefícios do negócio e os desafios acerca da linguagem usada para deliberar os projetos - que geralmente não é muito clara e recheada de jargões técnicos. 

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"Antes de comunicar, é preciso saber claramente quais são os objetivos e quais são os interessados naquilo. Muita gente vai a uma reunião, por exemplo, sem nem mesmo saber para que ela servirá. Além disso, frequentemente, é transmitida uma informação que um grupo entende, mas o outro não. Cada um se identifica melhor com uma determinada linguagem ou plataforma", analisa Ricardo.

Entre as empresas pesquisadas, 81% das que frenquentemente comunicavam claramente os benefícios do negócio e as estratégias alcançaram seus objetivos originais, enquanto entre as que não o faziam frenquentemente, esse número é de 65%. Oitenta e quatro por cento das empresas que sempre transmitiam informações técnicas e detalhadas atingiram os ojetivos, porém apenas 54% das demais alcançavam suas metas. Em relação ao uso de linguagem informal e não técnica, 82%  das companhias que o faziam frequentemente alcançaram seus objetivos, enquanto apenas 60% das demais conseguiram o feito. 

A comunicação eficiente pode interferir até mesmo na performance individual dos funcionários. Segundo a pesquisa, comunicadores altamente eficiente tem cinco vezes mais probabilidade de terem altas performance do que comunicadores minimamente eficientes - uma diferença de 38% de probabilidade para 7%. 

Organizações de alta performance comunicam mais frequentemente os principais temas de projetos, como objetivos, orçamento, cronograma e resultados. Veja tabela: 

Comunicação sobre	Frequência em organizações de alta performance	Frequência em organizações de baixa performance
Objetivos	73%	36%
Orçamento	75%	38%
Cronograma	81%	49%
Escopo	76%	36%
Resultados	83%	39%
Benefícios/estratégia	64%	25%

Companhias de alta performance também são melhores em deliberar a comunicação de projetos dentro do tempo hábil, com clareza e detalhes suficientes, em linguagem não técnica e com as ferramentas adequadas. Veja tabela:

Comunicação de projetos	Frequência em organizações de alta performance	Frequência em organizações de baixa performance
Em tempo hábil	79%	42%
Com clareza e detalhes suficentes	75%	34%
Em linguagem não técnica	72%	39%
Com ferramentas e meios apropriados	77%	40%

Ainda de acordo com a pesquisa, organizações de alta performance desenvolvem projetos com um plano de comunicação em 68% das vezes, quase duas vezes mais do que nas outras empresas, onde isso ocorre em 38% dos casos. Os projetos que têm planos de comunicação também são mais de três vezes mais efetivos nas companhias de alta performance do que nas de baixa - uma diferença de 68% para 20%.

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Como resolver

Para conter - ou minimizar -  o problema da comunicação ineficiente, é preciso seguir 4 passos, de acordo com o estudo do PMI. São eles:

1 Acabar com a lacuna de comunicação em torno dos benefícios do negócio

Os diretores e líderes de projeto precisam comunicaar melhor as estratégias e objetivos do negócio a todos os que são responsáveis pela sua implementação, independente da hierarquia. "A comunicação inefetiva desmotiva. Quando as pessoas não entendem o que precisa ser feito, a produtividade cai. Os objetivos, obstáculos e a forma de realizar um projeto devem estar muito claros", diz Vargas. 

2 Elaborar a comunicação sob medida para diferentes grupos de interesse

Muitas empresas têm dificuldade de comunicar com o nível de clareza e detalhes apropriado para todos os intressados no projeto.

3  Reconhecer o valor da gestão de projetos, inclusive dos de comunicação

Companhias de alta performance dão mais importância a gerenciamento de projetos, segundo a pesquisa.

4 Usar práticas de comunicação de projetos padronizadas e usá-las corretamente

Organizações de alta performance têm quase três vezes mais probabilidade de usar práticas padronizadas e ter melhores resultados de projetos do que empresas de baixa performance. "Projetos têm grupos multidiciplinares. Passar uma mensagem que seja uniformemente aceita dentro desse universo é muito difícil. Se houver um planejamento do que é realmente necessário comunicar, quais são os intresses dos envolvidos e de que forma isso deve ser feito, seria muito mais eficiente.