Assinatura eletrônica revoluciona a área de recursos humanos

O ano de 2020 está longe de ser simples para as empresas e para a sociedade. Mesmo em meio a tanta adversidade, uma solução digital brasileira observou seu número de usuários ativos dar um salto de 5.000 para 500.000 pessoas em seis meses. Esse é o momento atual da Acesso Digital, IDTech brasileira detentora da plataforma de gestão AcessoRH. Isso porque, durante a pandemia de covid-19, diversas empresas precisaram lidar rapidamente com uma realidade que já se apresentava havia certo tempo: a digitalização da área de recursos humanos.

Fundada em 2007 por Diego Martins, Rui Jordão e Paulo Alencastro, a Acesso Digital é pioneira no mercado de biometria facial, admissão digital e assinatura eletrônica. A inspiração para sua tecnologia vem da Estônia, país considerado o mais digital do mundo, onde 99% dos documentos são assinados eletronicamente. Isso gera uma economia em torno de 2% do produto interno bruto estoniano, principalmente porque a simplicidade dos processos jurídicos abre caminho para a inovação. Não à toa, é o país com mais startups per capita no mundo.

“Nós acreditamos que podemos trazer esses benefícios para as empresas brasileiras”, explica Matheus Cardoso, head de product marketing da Acesso Digital. “Queremos universalizar a assinatura eletrônica no Brasil e acreditamos que isso vai acontecer por meio do RH”, diz. A área tradicionalmente conhecida pela gestão de pessoas e processos passa por grandes desafios durante o isolamento social. Muitas empresas precisaram criar novos processos relacionados à prática do trabalho remoto ou adotar protocolos de segurança em questão de dias e até horas quando houve a grande disseminação do vírus no início do ano. Fora isso, empresas com grande número de admissão de colaboradores não poderiam simplesmente deixar de contratar durante esse período.

Solução rápida

A área de RH lida diariamente com cartões de ponto, avisos de férias, declarações, afastamentos, licenças médicas, liberação de benefícios, entre tantos outros papéis que precisam ser formalizados e assinados. Tais ações não podem ser suspensas durante o isolamento social e nada melhor do que a digitalização para manter os protocolos de segurança intactos. A necessidade fez com que as empresas percebessem que todo o ecossistema trabalhista e jurídico federal recebe os documentos assinados eletronicamente. E mesmo as instâncias que não recebiam passaram a receber em razão do aumento do uso, e até mesmo do repasse de benefícios da Caixa Econômica Federal, que também pode ser solicitado dessa forma.

Há ainda um aumento na produtividade dos gestores. Cardoso explica que um documento pode chegar a ter até nove processos – desde a assinatura até o envio de malotes. “Um cliente nosso já metrificou que gastava em média de 20 a 40 minutos por documento”, diz. Com a ferramenta, tal ação acontece em até dois minutos. E não gasta impressão, papel, armazenamento ou envio de malote.

Outro ponto importante é que a adoção da tecnologia de gestão tira da mão dos gerentes os processos estritamente operacionais, deixando tempo para o que importa: a gestão de pessoas. Na visão do CEO e fundador da Acesso Digital, Diego Martins, mais do que nunca a área é precursora da inovação nas empresas. “É uma grande mudança de paradigma. Estamos vivendo uma crise mundial que muda todo o nosso eixo da forma de viver e trabalhar”, diz. “Imagine poder contratar qualquer pessoa de qualquer lugar do Brasil sem nenhum contato físico?”, complementa. Com a assinatura eletrônica é possível.

Velocidade e segurança

Os principais clientes da empresa hoje são grandes varejistas, indústrias, empresas de saúde e tecnologia. Algumas já tinham abraçado a digitalização da gestão antes de precisar lidar com os desafios do isolamento social, como é o caso da Dasa, líder em medicina diagnóstica no Brasil e na América Latina. Mensalmente, a companhia admite em torno de 600 profissionais em todo o Brasil. “Fizemos uma conta rápida e cada candidato tinha, em média, de 25 a 60 folhas no prontuário, dependendo das certificações necessárias para a posição”, explica Venâncio Guimarães, diretor de gente e cultura da Dasa.

Com a agilidade da contratação, a companhia passou a gerar uma experiência melhor para os novos colaboradores. “Conseguimos alinhar esse processo com nossa cultura. Assim que o profissional chega à empresa, vê como é melhor viver num mundo sem burocracia”, afirma Débora Moraes, superintendente de RH da Dasa. Uma admissão que antes levava de dois a quatro dias é feita hoje em horas (o recorde foi 2 horas). Segundo a Acesso Digital, 80% de todas as assinaturas de documentos são feitas em menos de 24 horas.

Além de agilidade e sustentabilidade, a ferramenta gera a otimização dos trabalhos administrativos e logísticos envolvendo o time de supervisão operacional. Nenhum documento se perde ou deixa de ser assinado, já que toda a gestão é controlada. Esse ponto foi crucial para o Grupo Haganá, especializado em segurança patrimonial e privada, e que gerencia cerca de 10.000 colaboradores.

O Grupo Haganá é um dos clientes que enxergou o AcessoRH como um grande aliado durante a pandemia. “Hoje não vejo como voltar ao processo antigo e imprimir 20.000 comunicados e ainda ter de arquivar isso”, conta Rogério Nunes, diretor de capital humano da Haganá. A gestão de documentos já é complexa em uma operação normal, em um modelo voltado para a segurança os cuidados devem ser ainda maiores. “Temos um galpão de 1.000 metros quadrados de área construída com mezaninos só para deixar os documentos”, explica. Porém, com os cuidados legislativos necessários, documentos antigos precisam ser armazenados durante pelo menos seis anos. No entanto, em razão da complexidade da área, muitos documentos estão sendo mantidos desde o início das atividades da empresa, há 24 anos.

O futuro é agora

Para os executivos da empresa, é nítido que vivemos uma grande oportunidade de levar a digitalização de documentos no Brasil a um novo patamar. Na Estônia, devido ao foco e à vontade do ex-presidente Toomas Hendrik, absolutamente todas as transações jurídicas e legais do país possuem assinatura eletrônica, até mesmo contratos de compra e venda de imóveis. Uma realidade bastante distante da do Brasil. Para os empreendedores e para os próprios cidadãos, os benefícios são inúmeros.

“As pessoas não estão acostumadas a ver a facilidade da vida cotidiana na esfera profissional”, lembra Matheus Cardoso. “Com o AcessoRH, oferecemos a mesma experiência de um banco digital só que para a rotina de trabalho”, explica. Para o colaborador, é uma experiência completamente nova e fluida, porque ele tem controle do que precisa assinar e pode solicitar no próprio celular.

O modelo atual da empresa é baseado em um serviço ilimitado de valor fixo mensal, um ponto positivo para a área de RH, que costuma ter orçamentos apertados e sofre com a sazonalidade. Segundo Cardoso, o retorno médio do investimento chega a ser sete vezes o valor aplicado. Neste ano, para auxiliar as empresas durante a pandemia, a empresa promove uma campanha de desconto de 50% do valor da assinatura no primeiro ano de contrato, conseguindo entregar um ROI de até 14 vezes. Toda essa movimentação trouxe para a Acesso Digital um aporte de 580 milhões de reais, liderado por General Atlantic e SoftBank, em setembro. “Sempre ouvimos das gerações anteriores que é nas grandes crises mundiais que ocorrem as revoluções e estamos vivendo um claro exemplo de mudança radical”, finaliza o CEO Diego Martins.