As características do ambiente de trabalho produtivo

São Paulo - Produzir muito, com qualidade e em pouco tempo. Qual a empresa que não gostaria de ter funcionários que consigam realizar com sucesso essa tarefa? Para alcançar o feito, porém, é preciso criar condições propícias: espaço físico, ferramentas e comportamento das pessoas têm influência direta nos resultados de uma organização.

O ambiente de trabalho que estimula a produtividade deve:

… ser bonito e organizado.

Ninguém se sente motivado a trabalhar em um local feio, sujo, bagunçado ou escuro demais. “A organização visual estimula a criatividade e a inovação”, afirma o especialista em produtividade da consultoria Triad PS Christian Barbosa. 

… ser espaçoso.

Quanto mais próximas umas das outras as pessoas estiverem, maior a chance de ocorrerem interrupções desnecessárias. “Uma baia próxima da outra pode gerar interferências e desviar a atenção de quem está tentando trabalhar com foco”, exemplifica a consultora em estratégia humana Andrea Piscitelli.

… ser silencioso. 

Não é que o local de trabalho deve parecer um templo budista ou ter o silêncio sepulcral de uma biblioteca. Mas conversas em excesso e pequenos ruídos podem atrapalhar bastante quem precisa de concentração para cumprir uma tarefa.

“Muitas vezes, as pessoas precisam ter melhores códigos de conduta nestes espaços, como por exemplo: deixar o celular no silencioso ou vibracall, falar num tom de voz moderado ao telefone e, inclusive, quando em conversas presenciais, tentar sair da célula para não atrapalhar os colegas”, afirma Andrea.

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… ser clean.

Muita informação distrai. “Ambientes muito poluídos visualmente desviam a atenção do olhar quase o tempo todo e, consequentemente, tiram o foco do que é prioridade”, diz Andrea. Mas isso não quer dizer que não é permitido sequer colocar um quadro na parede, ou uma planta em cima da mesa - nada de tão radical - afinal, os ambientes bonitos também estimulam a produtividade.

“Você tem todo o direito de personalizar a sua célula ou mesa, mas lembre-se que menos é mais! Escolha uma foto que te faz feliz, um acessório ou objeto que tenha a sua personalidade e, no mais, trabalhe com a área "limpa" de fatores que lhe distraem”, aconselha Andrea. 

… ser “leve”. 

Pessoas que se respeitam trabalham mais felizes. “Quando o ambiente é leve e respeitoso, as pessoas produzem mais e melhor. E, ao contrário, um clima mais pesado e tenso pode causar perdas de até 20% da produtividade”, diz Andrea. 

… ter um volume de interrupções controlado. 

É claro que, para que um time alcance o sucesso, é preciso que as pessoas se comuniquem bem - e comunicação gera interrupções. Mas se alguém é interrompido o todo, acaba não conseguindo cumprir suas tarefas.  Para evitar interrupções desnecessárias, Barbosa recomenda que o maior número de informações possível seja compartilhado e que os novos funcionários sejam devidamente treinados.

“Se o conteúdo está disponível e cada um sabe bem o que é preciso fazer, não há necessidade de os superiores pararem seu trabalho para delegar ou explicar tarefas”. Além disso, ele diz que ter processos e tarefas bem documentados também pode ajudar. “Assim, cada um pode fazer por si próprio”, afirma. 

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… ter um e-mail eficiente. 

“Mensagens desnecessárias, nas quais todo mundo é copiado e e-mails que ficam o tempo todo abertos criam um clima de ansiedade. Um  volume de informação muito grande também compromete a produtividade”, afirma Barbosa. 

… não ter reuniões em excesso.

Há problemas e situações em que só é possível chegar a uma solução se todos os envolvidos tomares decisões juntos. Reuniões demais, porém, não contribuem nada para a produtividade de uma equipe, muito pelo contrário.   “Quando se reúnem demais, as pessoas acabam sem tempo para executar as suas tarefas. Sem contar aquelas reuniões em que não se chega a lugar nenhum”, diz Barbosa. 

… proporcionar o uso eficiente da tecnologia.

Não se trata de utilizar equipamentos ultramodernos, mas sim de ferramentas usadas no dia a dia. “São pequenas coisas que podem melhorar. Muitos programas do Windows, por exemplo, tem alguns macetes que quase ninguém conhece e que ‘fazem’ tempo”, conta Barbosa. 

… ter um sistema de colaboração.

Trata-se de uma ferramenta ou sistema que informe “o que cada um está fazendo e qual é o prazo em que a tarefa deve ser concluída, para que isso não precise ser feito no boca a boca”, explica Barbosa.