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Como fazer uma boa reunião one-on-one (1-1)

Conheça essa ferramenta essencial para uma gestão mais eficaz

 (Getty Images/Divulgação)

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Da Redação
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Redação Exame

Publicado em 21 de junho de 2024 às 14h55.

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As reuniões one-on-one são uma ferramenta poderosa na gestão de equipes, oferecendo inúmeros benefícios para a empresa. 

Estruturar essas reuniões de forma eficaz e evitar os erros comuns pode maximizar seu potencial e criar uma cultura organizacional de confiança e transparência. Saiba mais sobre essa poderosa ferramenta abaixo!

O que é uma Reunião one-on-one?

A reunião one-on-one é um encontro individual entre um gestor e seu subordinado direto. Ao contrário das reuniões de grupo, onde vários membros da equipe estão presentes, a reunião one-on-one foca exclusivamente na relação e comunicação entre duas pessoas.

Este tipo de reunião oferece um ambiente confidencial e seguro para discutir uma ampla gama de tópicos, desde o progresso no trabalho e desafios pessoais até o desenvolvimento de carreira e feedback mútuo.

A prática de reuniões one-on-one tornou-se popular entre gestores que buscam criar uma cultura de transparência e confiança dentro de suas equipes.

Essas reuniões são geralmente realizadas regularmente e têm como objetivo fortalecer o vínculo entre o gestor e o funcionário, permitindo entender os pontos positivos do funcionário e seus desafios na carreira, entre outros pontos.

Quais os benefícios de uma Reunião one-on-one?

Além de saber o que é reunião one-on-one, é preciso entender seus benefícios. Primeiramente, ela permite que o gestor conheça melhor seus subordinados, compreendendo suas motivações, aspirações e preocupações.

Essas reuniões oferecem uma plataforma para o feedback contínuo. Em vez de esperar por avaliações anuais, o gestor pode fornecer feedback imediato e construtivo, ajudando o funcionário a ajustar seu desempenho e desenvolver suas habilidades de forma mais ágil.

Outro benefício da reunião one-on-one é que questões e desafios específicos podem ser abordados de forma mais eficaz em uma reunião one-on-one. O funcionário tem a oportunidade de discutir problemas sem a pressão de um grupo, e o gestor pode oferecer suporte e soluções direcionadas.

As reuniões one-on-one são um excelente momento para discutir o desenvolvimento de carreira do funcionário. O gestor pode ajudar a identificar oportunidades de crescimento, planejar treinamentos e apoiar o funcionário na definição de metas de longo prazo.

Funcionários que se sentem ouvidos e valorizados tendem a ser mais produtivos. Saber que suas preocupações são levadas a sério e que seu desenvolvimento é uma prioridade pode aumentar o comprometimento com o trabalho.

Como estruturar uma reunião one-on-one?

Tanto o gestor quanto o funcionário devem se preparar para a reunião. Isso inclui revisar tópicos anteriores, listar assuntos a serem discutidos e definir uma agenda clara. A estrutura da reunião one-on-one ajuda a garantir que a reunião seja produtiva e focada.

Uma agenda clara é essencial para manter a reunião no caminho certo. A agenda deve incluir tópicos como revisão de tarefas e metas anteriores, discussão de novos projetos, feedback mútuo, desenvolvimento de carreira, entre outros.

Escolher um ambiente adequado é crucial. A reunião deve ser realizada em um local onde ambas as partes se sintam confortáveis e possam conversar sem interrupções. 

Durante a reunião, é fundamental que o gestor pratique a escuta ativa. Isso envolve prestar atenção total ao funcionário, fazendo perguntas esclarecedoras e demonstrando empatia. Essa é apenas uma das habilidades fundamentais para qualquer líder em uma empresa.

É útil documentar os pontos discutidos e as decisões tomadas durante a reunião. Isso pode ser feito através de uma ata de reunião ou notas compartilhadas, ajudando a acompanhar o progresso e a garantir que as ações acordadas sejam seguidas.

Após a reunião, é importante seguir com as ações discutidas. O gestor deve acompanhar o progresso do funcionário e oferecer suporte contínuo. Por isso é fundamental estruturar a reunião one-on-one.

Erros comuns nas reuniões one-on-one

Depois de entender o significado de reunião one-on-one, é importante evitar os principais erros que ocorrem nelas. Um dos erros mais comuns é não realizar as reuniões com regularidade.

Além disso, quando as reuniões são adiadas ou canceladas com frequência, isso pode transmitir uma mensagem de desvalorização ao funcionário.

Embora seja importante discutir tarefas e metas, concentrar-se exclusivamente nesses pontos pode limitar a eficácia da reunião. As reuniões one-on-one devem abordar também aspectos pessoais e de desenvolvimento de carreira do funcionário.

Se o gestor domina a conversa, o propósito da reunião one-on-one se perde. É crucial que o gestor permita que o funcionário fale abertamente, compartilhe suas opiniões.

Entrar em uma reunião sem preparação pode resultar em uma conversa desorganizada e improdutiva. Ambos, gestor e funcionário, devem estar preparados com tópicos e questões para garantir que o tempo seja utilizado de forma eficaz.

Discutir problemas e soluções durante a reunião é importante, mas igualmente crucial é dar seguimento às ações acordadas, caso contrário, perde-se o objetivo da reunião one-on-one.

Afinal, quando as ações não são acompanhadas, a confiança pode ser minada e os funcionários podem sentir que suas preocupações não são levadas a sério.

Quais as diferenças entre reunião one-on-one e reunião em grupo?

A principal diferença entre reunião one-on-one e reunião em grupo é o foco e a personalização. Na reunião one-on-one, a atenção é dedicada exclusivamente a um único funcionário. Já nas reuniões em grupo, o foco é distribuído entre vários participantes.

As reuniões one-on-one criam um ambiente de maior confiança e confidencialidade, permitindo que os funcionários se sintam mais à vontade para discutir questões sensíveis. Nas reuniões em grupo, os participantes podem se sentir menos inclinados a compartilhar abertamente devido à presença de outros colegas.

A reunião em grupo é mais dinâmica, com múltiplas perspectivas sendo discutidas simultaneamente. Isso pode ser vantajoso para a resolução de problemas coletivos e a geração de ideias. No entanto, a dinâmica pode ser menos favorável para abordar questões específicas de um único funcionário.

As reuniões em grupo podem ser mais eficientes para comunicar informações gerais e alinhar a equipe. No entanto, as reuniões one-on-one, por serem mais focadas, podem ser mais eficientes na resolução de questões individuais e no desenvolvimento de cada funcionário.

O feedback em reuniões one-on-one é mais direcionado e específico, permitindo um diálogo aberto e construtivo sobre o desempenho e desenvolvimento do funcionário. Nas reuniões em grupo, o feedback tende a ser mais generalizado, focando no desempenho coletivo e nos objetivos da equipe.

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