Como acabar com reuniões improdutivas em 4 passos simples

Será que essa reunião não poderia ter sido um e-mail? É muito difícil encontrar um profissional que nunca pensou isso na vida. Mais ainda depois da pandemia, quando as reuniões foram para o mundo virtual e se tornou possível agendar um compromisso atrás do outro, sem se preocupar em reservar salas ou com pausas para o café.

A vida está mais complexa, a rotina mais intensa, mas a EXAME Academy pode ajudar a manter a mente em foco

A agenda lotada nem sempre se traduz em produtividade. Na verdade, a rotina deixa mais difícil para que o empregado execute suas tarefas e faça uma gestão eficiente do seu tempo. E, o pior de tudo: muitas vezes a reunião nem sequer resolve o assunto.

Para escapar dessa armadilha, as empresas precisam travar uma batalha que começa com as lideranças e se desenrola em campanhas sobre as práticas positivas para marcar e conduzir reuniões.

Na Sanofi CHC, o gerente-geral da unidade, Rodolfo Hrosz, mandou um convite para que os funcionários bloqueiem suas agendas toda quinta-feira para banir as reuniões internas.

“Temos dois focos com isso. Primeiro, dar maior flexibilidade e bem-estar para todos. Afinal, de um Zoom para o outro, muitas vezes não sobra tempo para se organizar, planejar, pensar ou criar. Acabamos amarrados em reuniões. Segundo, queremos incentivar a atenção para os clientes”, explica.

A comunicação sempre foi um ponto de preocupação para a produtividade e engajamento dos funcionários. Com os novos desafios do trabalho remoto, ela se tornou crucial.

As ferramentas para facilitar as conversas digitais, como Zoom, WhatsApp, Microsoft Teams ou Google Meet, podem não ser muito úteis se os velhos hábitos do escritório se reproduzirem nelas.

Reuniões muito longas, com gente demais e sem pauta? Esse é um alerta para a possibilidade de a reunião se tornar improdutiva.

Antes da crise do novo coronavírus, a Merck já estava atenta para o problema. Em 2019, somando todas as horas de reuniões internas de seus colaboradores, foram 1.200 dias gastos.

Segundo Natasha Martins, líder de CMC e Comercial da Merck, a pandemia e o home office só aumentaram a urgência para mudar os velhos hábitos. Para ela, a questão junta três problemas: um de eficiência, um de produtividade e outro de bem-estar.

“Queremos praticar um equilíbrio maior entre vida profissional e pessoal. Antes da pandemia, já havíamos colocado uma política de horário flexível. E agora fizemos uma campanha para mudar a cultura de reuniões”, conta ela.

O trabalho foi feito com as lideranças e campanhas de comunicação. Junto a isso, eles possuem um curso sobre gestão de tempo disponível para todos da empresa. E tudo foi reforçado com a introdução de um assistente virtual, o Roni, que ajuda a marcar reuniões considerando quatro pontos simples.

“Temos de trabalhar com cada pessoa essa questão para que todos se sintam à vontade para questionar se uma reunião é necessária. E o assistente ajuda a empoderar os colaboradores nas escolhas sobre seus horários”, diz ela.

Com o assistente, cada pessoa pode fazer uma lista simples com quatro pontos que vão definir se a reunião realmente deve acontecer.

As perguntas são:

• Eu considerei não ter uma reunião e o impacto de mandar um invite?
• A reunião tem um objetivo claro que não pode ser alcançado de outra forma?
• O tempo da reunião é adequado para o tema e conseguirei iniciar no horário?
• Todos os envolvidos são essenciais para o assunto e a tomada de decisões?

Se a resposta for não para um dos itens, é melhor pensar mais um pouco antes de tomar um espaço na agenda dos colegas.

Além dessa prática, a empresa colocou a regra de duração de 30 minutos para as conversas. Se o assunto pedir por mais tempo, a pessoa precisa dar uma justificativa.

Os funcionários também são incentivados a reservar horários para não ter reuniões, com 2 horas por semana de total foco em projetos e atividades individuais. Com o horário flexível, todos devem respeitar uma agenda central para marcar reuniões, entre 9 e 17 horas.