EGM: acelerando o processo de procurement

Por Beto Sirotsky*

Os japoneses se tornaram mestres no conceito de melhoria contínua, em que ações graduais geram grandes resultados positivos no longo prazo. Esse modelo de pensamento levou empresas em todo o mundo a ampliar seus esforços de aumento de produtividade – o que desencadeou um processo de ganho de eficiência operacional que se estendeu por todas as áreas e processos de negócios.

Nesse contexto, chegou a vez do procurement aproveitar as transformações do mercado e obter mais agilidade e eficiência. Uma atividade essencial das corporações, o processo de contratação de fornecedores costuma navegar entre dois polos. De um lado, é preciso manter os custos sob controle, por meio de concorrências frequentes que extraiam o máximo valor para o negócio. Por outro lado, é necessário acompanhar o ritmo da inovação e contar com fornecedores que possam apoiar a empresa em novas iniciativas.

Com frequência, esses dois extremos não se conversam. O tradeoff entre segurança e homologação, de um lado, e inovação e velocidade, de outro, costuma bloquear a transformação dos negócios e afasta as empresas de seus clientes. Mas é possível superar esse dilema.

Enterprise Gateway Marketplace (EGM)

O EGM é uma forma de criar condições para que as empresas desburocratizem processos de negócios e possam encontrar fornecedores mais facilmente, de acordo com suas necessidades e com dinamismo. O modelo de negócios das EGMs está em linha com a gig economy, que traz flexibilidade para as relações de trabalho e permite acessar fornecedores com agilidade em qualquer lugar do mundo.

Para os fornecedores, especialmente os de menor porte, fazer parte de um EGM abre novas oportunidades de negócio. Uma vez validados pela plataforma, esses fornecedores podem acessar clientes que, de outra forma, seriam inalcançáveis – seja por faltar recursos para investir em marketing, seja pela dificuldade em se aproximar dos tomadores de decisão nas empresas.

Os melhores EGMs do mercado têm sido capazes de acelerar processos de procurement das empresas em até dez vezes, com redução de custos e a segurança de contar com uma base de fornecedores já homologados. Normalmente, a própria plataforma se responsabiliza pela validação dos prestadores de serviços e cuida da administração do workflow fiscal/financeiro.

Dessa forma, a empresa contratante não precisa cadastrar o fornecedor em sua plataforma e realiza todo o fluxo de pagamentos por meio do EGM. Uma solução elegante para otimizar processos e garantir a qualidade das entregas.

O papel da tecnologia

Costumo comparar o impacto dos EGMs sobre o procurement das empresas à revolução que os aplicativos promoveram na mobilidade urbana. Nos tempos pré-Uber, as empresas precisavam fechar um contrato com uma empresa de radiotáxi para atender suas necessidades de mobilidade e, ao final do mês, fazer o acerto de contas.

O processo, a partir de cupons preenchidos pelo usuário do serviço, estava sujeito a falhas e o controle podia ser bastante complexo. Com os aplicativos de mobilidade urbana, toda essa parafernália foi substituída – e o usuário só precisa dar alguns cliques em seu celular para conseguir uma solução de transporte que o atenda. Simples, rápido, prático.

Nos tempos pré-EGM, as corporações precisavam dedicar grande esforço à homologação de fornecedores. Um processo particularmente doloroso nessa atividade era entender as necessidades técnicas de cada área de negócios e buscar fornecedores capazes de atendê-las – muitas vezes sem nem saber direito onde procurar. E, quando encontravam o fornecedor, era preciso passar por um longo processo de validação e cadastro dos fornecedores. Como consequência, a inovação nas empresas acabava sendo tolhida.

Como todo processo que tem atritos acaba sendo resolvido de alguma forma, era comum que as áreas de negócios fizessem processos de contratação alternativos, procurando resolver mais rapidamente suas demandas. Profissionais cobrados pelo cumprimento das atividades e atingimento de metas fazem o que é necessário para alcançar as metas, mesmo que alguns processos não sigam todos os parâmetros. Sem dúvida, isso leva a problemas de segurança e preocupações adicionais que nem sempre estão na mira da área contratante.

Com os EGMs, a plataforma cuida da homologação dos fornecedores, que, depois de habilitados, podem incluir seus serviços no sistema. A partir desse momento, o fornecedor se torna visível para todos os participantes do EGM. As corporações deixam de se preocupar com a aprovação dos fornecedores e podem se dedicar às atividades mais estratégicas.

Esse conceito vem ganhando espaço no procurement dos mais variados setores. De forma geral, quanto mais especializada a atividade, mais valor o EGM traz para as empresas. Segmentos como a indústria farmacêutica utilizam marketplaces de fornecedores para “inocular” a inovação interna com estímulos externos.

Da mesma forma, o marketing de empresas de qualquer indústria passa a absorver novos conhecimentos quando se expõe a fornecedores que trazem inovações para seu mercado. Nesse sentido, o procurement tem um papel estratégico na capacitação das companhias para um futuro cada vez mais digitalizado, que demanda flexibilidade e capacidade de aprendizado constante.

É por esses motivos que o procurement das empresas tem muito a ganhar com a adoção de EGMs. Plataformas eletrônicas que conectam fornecedores e clientes permitem que as grandes empresas minimizem os riscos de contratação de novos prestadores de serviços, ao mesmo tempo que simplificam suas estruturas e diminuem o tempo para fazer a inovação acontecer em seus negócios.

Por tudo isso, é hora de colocar o EGM para funcionar e empoderar o procurement, dando a ele uma função estratégica para o desenvolvimento de sua empresa.

*Beto Sirotsky é diretor executivo da BPool.

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