Sobrevivi a outra reunião que poderia ter sido um e-mail

Regras simples que podem ajudar equipes a usar seu bem mais precioso - o tempo - de forma produtiva em meio à pandemia e à avalanche de reuniões virtuais

Com a proximidade do fim do ano, multiplicam-se nas redes as postagens sobre como 2020 foi um ano desafiador e sobretudo longo - um dos últimos memes que vi no Instagram dizia, meio como um desabafo para aliviar o peso dos últimos tempos, que o mês de novembro já estaria durando inacreditáveis… cinco anos. Brincadeiras à parte, o fim de um ciclo nos ajuda a botar na ponta do lápis os aprendizados que tivemos e também a recobrar o fôlego e a nos estruturar para encarar o que teremos pela frente. É tempo de fazermos um balanço.

Relembremos, pois. A pandemia do coronavírus foi classificada pela Organização Mundial das Nações Unidas (ONU) como a crise mais desafiadora que o mundo enfrenta desde a Segunda Guerra Mundial. "Isso é muito mais que uma crise de saúde", disse o secretário-geral da ONU, António Guterres, em relatório divulgado em abril. "O coronavírus está atacando as sociedades em sua essência." E estávamos apenas no início.

No campo pessoal, sem dúvida, a face mais sombria da Covid diz respeito às perdas das vidas de familiares, amigos, conhecidos, colegas de trabalho, sejam eles anônimos ou famosos. Hoje, passados nove meses desde o registro oficial do primeiro caso da doença no Brasil, em 26 de fevereiro, o país continua à espera da chegada da vacinação em massa para se livrar dessa triste realidade, bem como das máscaras e das regras de distanciamento social.

Paciência e resiliência

É preciso, mais do que nunca, ter paciência e resiliência. Passamos da marca de 6 milhões de casos no país, somando mais de 170 mil mortes. Em todo o mundo, estamos perto de atingir o patamar de 60 milhões de contaminados e 1,5 milhão de mortes, de acordo com dados da Universidade Jonns Hopkins.

Os abalos sócio-econômicos nos países varridos pela Covid só deverão ser integralmente conhecidos dentro de mais alguns anos - ou décadas. O mesmo pode ser dito em relação aos danos psicológicos sofridos pelas pessoas devido às pressões do confinamento, sejam elas ligadas a fatores emocionais ou práticos.

De fato, a rotina de todo mundo virou de cabeça para baixo. Mães, pais e filhos trabalhando e estudando sob o mesmo teto. Ou fora da escola e desempregados - segundo o IBGE, o Brasil fechou, em apenas um ano, 12 milhões de postos de trabalho e soma 14 milhões de desempregados. Há ainda aqueles que não puderam manter o distanciamento e têm que se arriscar nas ruas todos os dias por força do seu trabalho.

Home office cristalizado

Ao pensarmos na nossa rotina profissional, hoje, nem parece que vivíamos uma outra realidade - e nem faz tanto tempo que tudo mudou. Há apenas oito meses, em uma sexta-feira, dia 13 de março, decidimos colocar os funcionários da Loft em esquema de trabalho remoto para zelar pela segurança deles e a de seus familiares. A mesma decisão foi tomada em diversas empresas. O home office, até então não tão comum no Brasil, cristalizou-se e faz parte do que se convencionou chamar de novo normal.

A reboque do home office, a frase “Sobrevivi a outra reunião que poderia ter sido um e-mail” também se tornou cada vez mais comum. Pudera. O cafezinho, as conversas de corredor, as reuniões presenciais, as ideias, insigths e projetos que brotam até mesmo após conversas informais e todas as trocas orgânicas entre a equipe foram substituídos por reuniões à distância. Resultado: o número de calls explodiu na mesma proporção em que o trabalho remoto se consolidou na rotina das empresas.

Como usar o tempo de forma produtiva

Neste caso, a tecnologia também compensou a ausência física. Aplicativos de reuniões, como Zoom e Google Meets, e de troca de mensagens, como Slack, tornaram-se ferramentas essenciais no cotidiano das companhias.

Claro que as interações fora desses apps também são importantes, mas há algumas regras simples que podem ajudar equipes a usar seu bem mais precioso - o tempo - de forma produtiva.

Em julho de 2019, muito tempo antes da pandemia, compartilhei com o time da Loft algumas dicas sobre isso, que se mostraram úteis naqueles tempos. E continuam válidas. Vamos a elas?

Foco. Toda reunião deve ter uma decisão a ser tomada e um tomador de decisão. Do contrário, qual o motivo da reunião?

Tic-tac. O tempo padrão é de 30 minutos.

Prioridades. A maior parte dos assuntos a serem discutidos ou decisões a serem tomadas pode começar com uma boa troca no Slack ou por e-mail.

Menos é mais. Cinco pessoas por call e nada mais (exceção quando super necessário). Quanto mais gente, maiores as chances de uma conversa ser improdutiva.

É pra todo mundo ir? Certifique-se de que todos que estão no invite precisam, fundamentalmente, participar da reunião. A regra, claro, não se aplica a rituais de cultura ou happy hours da equipe.

Ata no invite. Deixe explícito o que será discutido durante a conversa no próprio convite da reunião. A ata deve conter: os temas a serem abordados; o que já foi estudado; e qual decisão precisa ser tomada antes de todo mundo desligar a câmera do computador. É sempre importante, também, especificar os to-dos de cada um antes de a reunião acabar.

Unidos pelo fim do "eu acho...". Estimule a equipe a aniquilar, o máximo possível, adjetivos e impressões pessoais. Números e dados tornam discussões mais ricas e certeiras e facilitam a tomada de decisão!

Sem atrasos. Cinco minutos deve ser o máximo de tolerância para atrasos. Mesmo que a pessoa atrasada seja a tomadora de decisão, não faz sentido que o time espere eternamente alguém chegar/entrar na sala do Zoom. Uma reunião atrasada é gatilho para outras reuniões atrasadas, gera um efeito cascata.

É claro que colocar essas regras em prática exige um bocado de disciplina. E, de fato, não é todo mundo - ou quase ninguém - que tem vontade de ser "o(a) chato(a)" que cronometra o tempo das conversas entre a equipe. Mas o esforço vai valer à pena.

Em um momento no qual as fronteiras entre trabalho e vida pessoal estão tão tênues, é importante incentivar comportamentos e atitudes como esses. Dessa forma, todo mundo vai poder usar seu bem mais precioso - o tempo, repito - da melhor forma.

Espero ter contribuído de alguma maneira na organização da sua rotina nesses dias pandêmicos. E você, o que faz para tornar suas reuniões mais produtivas? Lápis e papel em mãos. E que venha 2021.

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