3 práticas de gestão que podem reduzir o risco de fraude nas empresas

Pedro, que há 7 anos trabalha na área financeira de uma pequena cooperativa de crédito, é o único encarregado de avaliar a pontuação financeira dos candidatos em bancos de dados públicos, para determinar sua capacidade de endividamento. 

No entanto, a cooperativa decide contratar uma agência de auditoria externa após constatar que 65% dos devedores declaram falência ou insolvência para pagar justamente quando devem responder pela primeira parcela para quitar o empréstimo. A situação vem causando perdas de milhões para a empresa há vários anos, e o gerente suspeita de fraude dentro da cooperativa.

• Quer deixar de ser funcionário e começar a empreender? Encurte caminhos com o curso Inovação na Prática

Ao estudar o caso, o auditor nota que o Pedro conseguiu manipular as notas em troca de qualquer interessado pagar-lhe uma determinada quantia.

Situações como a anterior são bastante comuns nas instituições financeiras e o principal motivo é a falta de funcionários para exercer o controle interno por meio de ferramentas tecnológicas, além da auditoria constante. E embora existam soluções, como a validação de antecedentes da Truora, para verificar o passado judicial e civil de funcionários e clientes, este caso é uma demonstração do impacto que uma estratégia ruim ou nula na área de Risk and Compliance pode ter.

Na verdade, um estudo de risco e fraude publicado pela Kroll para 2019 e 2020 afirmou que 41% dos programas de gerenciamento de risco de fraude em empresas latino-americanas são ruins.

 

O que fazer neste caso?

O talento das pessoas é peça fundamental no desenvolvimento de qualquer empresa, mas também a segurança da companhia e as pessoas que a integram são as que finalmente têm nas mãos a tarefa de liderar para o sucesso ou o fracasso. Estas são as três regras principais para reduzir o risco com ajuda da gestão de pessoas em sua empresa:

Férias são importantes e obrigatórias: para cometer um crime financeiro, o criminoso precisa de cuidados constantes, e estando muito tempo afastado de suas funções chegará um momento em que algo deve dar errado e isso o deixará exposto.

Sim, o funcionário pode prever a situação e calcular tudo antes de sair de férias, mas quanto mais tempo de descanso for necessário, mais difícil será continuar com o crime por não ter acesso constante a ferramentas de escritório.

Além disso, a política da Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC), em países como os Estados Unidos, exige que esse período de tempo livre seja de no mínimo duas semanas, e é comprovada sua eficácia no gerenciamento de risco de fraude corporativa.

Dividir as obrigações: a ideia é minimizar ao máximo as chances de fraude. Por exemplo, na equipe de finanças, a pessoa que calcula a folha de pagamento não deve ser a mesma pessoa que coleta o dinheiro, nem a pessoa que faz os depósitos.

Ao distribuir responsabilidades, você está reduzindo as chances de uma única pessoa ter o poder absoluto de manipular documentos, registros ou faturas.

Sempre contrate terceiros para controle adicional: dentro das estratégias de gerenciamento de fraude, é importante entender que mesmo a auditoria interna requer controle.

A contratação de um terceiro, além de proporcionar uma visão de fora da empresa, pode contribuir com soluções que atendam às necessidades específicas do seu negócio para prevenir fraudes.

Vale lembrar que uma boa gestão do talento humano contribui para a geração de consciência ética entre os colaboradores, e uma boa cultura organizacional ajuda com maior facilidade, a cumprir normas como a Lei Anticorrupção.